Si trabajas desde hace tiempo como Autónomo, te habrás dado cuenta que el elemento fundamental en tu proyecto es el TIEMPO.
Como Autónomo, debes utilizar todo tu tiempo para gestionar procesos y actividades diferentes. Desde salir al mercado con el objetivo de captar clientes como Comercial, trabajar para mejorar tu producto o servicio, e incluso, realizar las tareas administrativas del negocio.
No obstante, es en esta ultima parte: la de la gestión económica del negocio, donde los Autónomo prefieren no priorizar y dedicar menos tiempo.
Y por este hecho, cometemos ciertos errores que nos pueden llegar a penalizar en el futuro.
Uno de estos errores es confundir el ir vendiendo y facturando, con disponer de una buena liquidez y solvencia en el negocio.
Y es que debe quedarte claro: ¡No es lo mismo Facturar que Cobrar!
Parece obvio, pero en muchas ocasiones y por el día a día del Autónomo, se olvida.
Pongamos un ejemplo:
Tu negocio parece que funciona a la perfección, ya que cada vez tienes más clientes, y por lo tanto, tus Ventas y Facturación se incrementa progresivamente.
No obstante, finaliza el trimestre y te toca presentar el modelo 303 del IVA. ¡Sorpresa! No tienes dinero en caja para poder hacer frente al pago de la liquidación del IVA.
Es en ese momento cuando te planteas: ¿Cómo puede ser que cada día esté trabajando más pero me encuentre en esta situación?
Y no existen muchas dudas en la respuesta. Está claro, el problema radica en la Tesorería y el procedimiento de cobro de tus Facturas de Venta.
¡Se están acumulando en tu mesa del despacho muchas Facturas sin cobrar!
Además, ¿Sabes que cuánto más tiempo pasa sin cobrar un Factura más probabilidades aparecen de que acaben sin pagarte esa Factura?
Imagínate este caso:
-Empresa: Hola Cliente A. Ya he finalizado el trabajo. Te paso la Factura con valor de 5.000€
-Cliente: Perfecto. Semana que viene te realizo la Transferencia.
….Ha pasado más de 1 mes….
-Empresa: Hola. Aún está pendiente de cobro la Factura por valor de 5.000€….
-Cliente: Es verdad. He tenido un problema, sin falta te la hago….
….Han pasado dos meses más….
-Empresa: Te recuerdo que la Factura por valor de 5.000€ aún está pendiente de pagarse.
-Cliente: ….. (silencio)
¿Qué sucede? Han pasado 4 meses y no has cobrado la Factura por parte del Cliente. Pero eso si, tu has tenido que pagar a tus Proveedores y Trabajadores y te has quedado sin un € en la caja.
Pues bien, como Autónomo y responsable de tu negocio, debes trabajar y dedicar tiempo para que esta situación no te suceda (o almenos, lo mínimo posible) intentando cobrar todas tus Facturas lo antes posible.
Desde Bueindic te detallamos a continuación los ¡5 consejos que te permitirán cobrar antes a tus Clientes!
1.- Negociar el cobro de una parte de la Factura en el momento de empezar
Suele realizarse como una práctica habitual. Más aún si estás trabajando con un Cliente que no conoces o que no has trabajado nunca.
En ocasiones, el Cliente no verá correcta esta petición, así que debes intentar convencerle mediante un truco: Ofrécele un descuento sobre Factura si acepta esta condición de cobro.
Ejemplo: El importe de la Factura es de 5.000€ con la condición de cobro del 50% por adelantado y el otro 50% una vez se ha finalizado el trabajo. Y por ello, te realizo un descuento sobre factura del 10%.
No te preocupes por las exigencias que puedas trasladar en el método de pago. Siempre puedes tirar atrás.
2.- Indícales que existen penalizaciones por demora en el pago
De la misma forma que un banco, o la propia Agencia Tributaria, nos exigen recargos y penalizaciones si demoras el pago de un préstamo o deuda. ¿Porqué en tu caso no debería ser lo mismo?
Si las grandes empresas lo hacen, por algún motivo será.
Por ello, cuando establezcas las condiciones de venta y redactes el documento de la Factura, deberías indicar las posibles penalizaciones que incluya recargos si el cobro de la Factura se retrasa.
Ejemplo: Emites una Factura de venta de 5.000€, el 50% al contado y el resto a cobrar por transferencia a 30 días. Añades en las condiciones que por cada semana de retraso, la penalización será del 1% por el importe que queda pendiente de pagar.
3.- Dedica tiempo a realizar un contrato claro y con todas las condiciones estipuladas.
En ocasiones pensamos que por el hecho de indicar muchas condiciones en el contrato comercial con un Cliente, perderemos esa oportunidad.
No obstante, es necesario que indiquemos claramente todos los aspectos que intervienen en la Factura de Venta. Si desde un inicio trabajas con Transparencia, generarás confianza hacía el cliente.
Recuerda que la Factura es el documento legal y fiscal que os ata al Cliente y a ti por la operación comercial que se realizará. Por este motivo, debes trabajar profundamente el documento indicando todos los puntos que quieres que estén atados.
4.- Pónselo fácil a tu Cliente para que te pueda pagar
Te impresionaría la proporción de Facturas que se quedan impagadas porque no damos todas las opciones y facilidades a nuestros Clientes para que nos paguen.
¿No te ha pasado nunca de tener que ir detrás de una persona para que te cobre una Factura? Pues este hecho no puede ocurrir.
Además de trabajar y disponer en tu negocio de los métodos de cobro más habituales, es importante que exista en el documento de la Factura la metodología de cobro, y en el que deberías indicar tu numero de cuenta IBAN si tuvieran que realizarte una transferencia, por ejemplo.
No está de más indicar en la factura, y en el pie de página, la información de contacte de tu negocio: un teléfono o correo electrónico, por ejemplo.
5.- Haz un seguimiento enviándole recordatorios a tu Cliente
En ocasiones pretendemos no dar la sensación de ser pesados y ofender a nuestros Clientes. No obstante, es tu negocio y debes actuar de forma profesional.
Por ello, y una vez finalizado el trabajo, es aconsejable que envíes un correo electrónico a tu Cliente, recordándole del pago.
Un ejemplo de email:
Buenos Días Cliente X,
Tal como acordamos en la Factura por el servicio prestado que ha realizado, esta semana deberías efectuar el pago del importe que queda pendiente.
¿Lo tenías previsto?
Te lo agradezco de antemano.
Si tu Cliente no has respondido el mensaje y tampoco ha realizado la transferencia, el segundo paso ya sería llamarlo:
Buenos Días Cliente X,
Te llamo para recordarte, y tal y como te indique en el email que te envié hace 2 días, que estoy a la espera de la transferencia para el pago de la Factura.
Si tu Cliente responde con afirmación del pago, debes responder con un agradecimiento.
Si por el contrario, tu Cliente tiene dudas sobre cuando realizará el pago, debes insistir hasta que exista un compromiso por su parte.
Lo más importante es que realices un seguimiento semanal hasta que hayas conseguido el cobro. Recuerda esto: Si un cliente está pasando por una mala situación, es posible que tan solo pagué a aquellos que sean más “pesados”.
¿Qué te parecen estos consejos? Todos parten con un objetivo y finalidad principal:
Cobrar cuanto antes todas aquellas Facturas que están pendientes de cobro.
En un pequeño negocio no existe mejor estabilidad que la disponer de una liquidez y solvencia sana.
Muchos de estos consejos podrías utilizarlos con herramientas como Blueindic. Blueindic es el programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos que te ayuda a gestionar correctamente todo el proceso de Facturación en tu negocio.
Desde la realización de Facturas profesionales fácilmente, enviarlas por email a tus Clientes sin perder tiempo, así como el seguimiento del estado y vencimiento del cobro de tus Facturas.
Sin lugar a dudas, una herramienta que se convertirá en tu mejor aliado para disponer siempre de la liquidez suficiente para afrontar con garantías el día a día en tu negocio.
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