Cada vez más, Autónomos y Pequeñas Empresas apuestan por las nuevas tecnologías, sustituyendo la gestión de un negocio «con papel y programas rudimentarios», por soluciones digitales.
Este hecho ya aparece con mayor peso en el ámbito cotidiano de nuestras vidas. ¿No te has dado cuenta que la mayoría de Facturas por suministros (Telefonía, Luz, etc…) las recibes por correo electrónico y por Internet, en lugar del correo ordinario?
Así pues, ¡Es una tendencia que empieza también a ocurrir en los pequeños negocios y ámbito profesional!
¿Cuáles son las ventajas de digitalizar tu negocio?
En muchos negocios, y por la propia actividad, los documentos con los que trabajan pueden llegar a convertirse en increíbles montañas. Por ello, reducir estas cantidades mejoran los siguientes aspectos:
-Más espacio
¿Te has fijado cuanto espacio ocupa en tu negocio (Oficina o Local) almacenar documentación? ¿Cuántos archivadores y carpetas documentales tienes?
Tener toda la información guardada y almacenada digitalmente te permitirá disponer de toda este espacio que estás ocupando, y además, el espacio que tendrás en Internet siempre será ilimitado, pudiendo conservar muchísima información.
-Mayor productividad
En la mayoría de ocasiones, encontrar un documento entre cientos de archivadores supone un quebradero de cabeza y una gran pérdida de tiempo.
Disponer y encontrar tu documento digital tan sólo te requerirá de unos cuantos segundos.
-Ahorro de dinero
¿Te has parado a pensar cuánto dinero te gastas al cabo del año en papel, tinta, impresoras y otros gastos asociados? Te darás cuenta que es una cifra elevada para una actividad que no tiene ningún valor añadido.
Si realizas una gestión documental digitalmente, tan sólo tendrás el coste de alquiler del espacio en el servidor que necesites. Siendo siempre mucho menor que el coste de los elementos anteriormente mencionados.
-Mayor seguridad
Los folios pueden perderse, romperse o incluso destruirse. Siendo complicado y difícil que los pudieras volver a recuperar. Además, pueden ser accesibles por personas que no debería verlos.
Sin embargo, si toda tu documentación e información está guardada en un servidor, se irán realizando constantes copias de seguridad, podrás limitar el acceso a las personas que están autorizadas, y además, podrás disponer de la información en cualquier dispositivo con conexión a internet.
-Respeto al medioambiente
Las empresas y negocios también deben tener un objetivo más social. Por ello, si intentamos trabajar con menos papel en nuestros negocios, ayudamos a minimizar la desforestación.
No obstante, no es todo «color de rosas” y por el camino hacía la digitalización, te encontrarás con trabajas y dificultades:
-Malestar de los empleados ante un cambio
Es habitual, en fases iniciales de cambios, encontrar oposición a cambios que se producen en un lugar de trabajo. Y en este proceso, tampoco es la excepción.
Es posible que escuches en alguna ocasión: ¿Para qué vamos a cambiar algo que ya funciona?, o bien, ¡Lo llevamos haciendo así desde hace mucho tiempo!
Son frases y preguntas que no deben de preocuparte. Tu misión como líder del proyecto será utilizar una buena y positiva comunicación para trasladar los motivos del cambio, y cuales son los beneficios y ventajas que aportan a todos.
Además, es importante hacerles partícipe del cambio. Así que intenta que opinen del proceso y aporte su granito de arena.
-El volumen de información a digitalizar
Si tu empresa lleva mucho recorrido hecho y la mayoría de tiempo ha trabajo en la “era del papel”, es posible que tengas que trasladar muchísima información hacía el entorno digital.
Si es así, ármate de paciencia, fíjate objetivos constantes y plazos para obtener y trasladar toda la documentación.
Otra solución podría ser la contratación de un equipo externo y profesional que haga todo el proceso por ti.
¿Cómo se realiza el proceso de traslado hacía el entorno digital?
Es importante que definas cual será la estrategia que utilices para trasladar toda tu documentación e información.
Te detallamos unos posibles pasos:
-Fíjate una Fecha
Junto con todo el equipo, planifica el momento de arrancar el negocio sin el papel, utilizando tan solo plataformas y herramientas digitales.
Fijar una fecha ayudará a todo el equipo a pensar en una meta de salida y punto de inflexión.
-El equipo debe estar formado
Es importante, y ante un nuevo sistema o formato de trabajo, que todo el equipo lo comprenda y lo sepa gestionar. Para ello, será vital que dispongan de la formación correcta.
-Sube y guarda toda la información en la Nube
La información y documentación no debe estar guardada en discos duros o memorias USB. Lo más inteligente es subir toda la documentación a la Nube (existen plataformas como Google Drive o Dropbox).
Disponer de tu información en la nube te permite tenerla de una forma más segura, y disponible en cualquier lugar y momento.
-Realiza una estructura de orden y control de toda tu información
Aprovecha que trasladas toda tu información a la era digital, o bien, empiezas de cero para trabajar con un orden y un control en toda tu documentación.
Es decir, ves creando carpetas por proyectos, fechas, meses que te permitan trasladar la documentación en el lugar correcto.
Hacerlo así, y pactado con todo el equipo, permitirá encontrar información de una forma mucho más fácil.
-Guarda tan solo la información que sea útil, o bien, obligatoria
Debes conocer cual es la información que realmente necesitas guardar en tu negocio.
En algunos casos porque se trata de información de interés para tu negocio. Y en otros casos, porque debes conservar documentos que están legal y fiscalmente relacionados con la Agencia Tributaria, por ejemplo.
-La productividad aparecerá en el medio plazo
Debes ser consciente, y no preocuparte de que la productividad por el cambio aparecerá con el tiempo.
En la fase inicial, y por la adaptación al cambio y los nuevos métodos, es posible que tu equipo de trabajo funcione un poco más despacio. Si crees que es necesario, durante esta fase puedes contratar algún trabajador que apoye esta nueva filosofía en el negocio.
Pese a todos los posibles obstáculos, trabajar en la digitalización de tu negocio te aportará mayor orden, eficiencia y control, además de ganar ventajas competitivas frente a otros negocios.
Ahora que ya has reflexionado a través de la pregunta: ¿Aún no gestionas tu negocio con herramientas digitales? es momento de analizar como está tu propia empresa.
¡Anímate a trasladar estos procesos y sistemas también a tus Clientes y Proveedores!De ser así, os beneficiará mutuamente.
