¿Cómo evitar impagos en las Facturas que emito a mis Clientes?

¿Cómo evitar impagos en las Facturas que emito a mis Clientes?

Para un Autónomo o pequeño Empresario, evitar los posibles impagos ante Facturas de Venta emitidas a tus Clientes es clave para continuar con la buena marcha y sintonía de un negocio.

No cobrar tus Facturas a tiempo, o aún peor, que sean impagadas puede generar serios problemas de liquidez en un pequeño negocio. En ocasiones, y según el volumen de la Factura impagada, puede comportar serias dudas en la “salvación” del proyecto.

Por este motivo, desde Blueindic queremos trasladarte ciertas pautas que te ayudarán a evitar o reducir los impagos que puedas encontrarte en tu negocio.

Pauta número 1: Realiza acuerdos previos con tus Clientes

En las reuniones previas de contacto con el Cliente debes trasladar y exponer muy claramente cuales son las condiciones de facturación en tu negocio.

Es decir, desde el primer momento el Cliente debe tener claro cual será todo el proceso. Por descontado, estas condiciones deberán estar reflejadas por escrito y firmadas por ambas partes.

Es posible que tengas diferentes tipos de Cliente en tu negocio: Clientes con mayores y menores volúmenes de Facturación, por antigüedad, por el tipo de colaboración, etc…. Por ello, es posible que debas acordar diferentes técnicas y condiciones de facturación en cada uno de los casos.

No obstante, sigue siendo muy aconsejable que para cada tipo de Cliente cumplas con la condición de acordar previamente a la realización del servicio o venta del producto los acuerdos de pago que se establecen.

Pauta número 2: Estable una estructura de pagos que beneficie ambas partes

Es importante que definas una estructura de pagos. Es decir, ¿Cuál será el proceso en forma y tiempos en los que tus Clientes deberán pagarte?

Por ejemplo, si eres un Autónomo que realizas proyectos a medio/largo plazo, podrías fijar las siguientes condiciones: 50% del cobro en el momento de realizar el trabajo, y el 50% restante en el momento de finalizar y entregar el trabajo.

Finalmente, también deberás tener en cuenta la tipología de pagos:

-Efectivo

-Transferencia

-Domiciliación Bancaria

-Pagaré

-Etc…

Debes acordar para cada uno de tus Clientes, el método con el que facilitas y acortas el tiempo de cobro.

Pauta número 3: Control constante en tu sistema de Facturación

Es muy importante que siempre tengas un control total de todo tu sistema de Facturación. Es decir, del estado de tus cuentas y de las Facturas que has emitido y aún están pendientes de cobro.

¿Si no tienes claro cuántas facturas tienes por cobrar, como puedes realizar un correcto seguimiento? Si no tienes este control, es muy probable que puedan aparecer Facturas impagadas.

Si tienes el control y el conocimiento de todas tus Facturas, en el momento que la fecha de vencimiento haya llegado y aún no has cobrado, podrás reclamarla sin perder tiempo.

Siempre debes tener en cuenta que el mayor esfuerzo por cobrar una Factura debe venir por ti. Tu Cliente nunca tendrá prisa.

Pauta número 4: Respeto por la metodología de pagos establecida

Si firmas unas condiciones de pago, es importante que las cumplas. Y al igual que quieres que tus Clientes paguen cuando procede, tu también debes tener respeto por lo establecido.

Por ejemplo, si en las condiciones previas habéis acordado que la emisión de la Factura sea el día 05 de cada mes, y la fecha de pago sea el 25 de cada mes, no puedes alterar estas fechas a tu necesidad.

Puedes “marear” y “despistar” a tus Clientes, además de no ser profesional en el cumplimiento de los acuerdos establecidos entre ambas partes.

Pauta número 5: Actúa siempre con Firmeza. Pero educada 

Para evitar posibles impagos y tener morosidad en tu negocio, es clave ser Firme en tu comportamiento. Eso si, con educación.

Si la fecha de vencimiento de una Factura ha llegado pero aún no has cobrado, emite un comunicado amable recordando todos los detalles de la factura y la necesidad de realizar el cobro.

Aunque existan nervios y malestar en nuestro interior, debemos trasladar una imagen serio y profesional ante el Cliente, manteniendo la correcta atención. Eso sí, siendo siempre constantes en la búsqueda final del cobro.

Pauta número 6: Comunícate con el interlocutor adecuado

Si trabajas para empresas de un tamaño medio o grande, en ocasiones se hace complicado averiguar quien es la persona encargada de recibir las Facturas, o más importante, se encargan de la realización de los pagos.

Cuando tengas una Facturas impagada, no pierdas el tiempo reclamándola a las personas o departamentos que no tienen una relación o responsabilidad directa con el pago.

Por ello, lo primero que deberás hacer es averiguar quien es la persona o departamento encargado del tratamiento de toda la facturación y pagos.

Si envías una Factura a la persona equivocada, lo más probable es que se quede “pérdida en el tiempo” dentro del Buzón de entrada o cajón de alguien.

 

Como ves, y aunque la posibilidad de tener impagos de Facturas en tu negocio puede ser un grave problema para la estabilidad de tu negocio, si trabajas para realizar todas estas pautas durante todo el proceso de Facturación, reducirás considerablemente el número de Facturas impagadas en tu negocio.

¿Cómo evitar impagos en las Facturas que emito a mis Clientes?

Blueindic

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