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Cómo se hace una factura de autónomo correcta y sin errores

¿Quieres tener claro de una vez cómo se hace una factura de autónomo, y evitar la pérdida de tiempo que supone corregirlas cuando las presentas a tu gestor? ¿Te llevas tú mismo la contabilidad, y a veces te da miedo cometer errores y acabar pagando impuestos de más?

La realidad es que una de las tareas más típicas que tienes que hacer como autónomo es emitir facturas. Y es muy importante que sepas cómo hacerlas correctamente, ya que de lo contrario puedes tener serios problemas.

Por ejemplo, es indispensable saber qué datos incluir, o cómo calcular los impuestos de la factura para que cuando el cliente la reciba, no tengas que estar haciendo rectificaciones.

Por eso, en este artículo veremos paso por paso cómo ir creando tus facturas de forma sencilla. Verás que, con la práctica del día a día, y este artículo que te servirá de checklist,  llegará el momento en que hacer facturas se volverá pan comido.

¿Por qué al ser autónomo necesitas hacer facturas?

Cualquier profesional, autónomo como tú, está obligado a emitir facturas siempre que se lleva a cabo una transacción comercial. O dicho en otras palabras, por ejemplo si vendes productos o sencillamente prestas un servicio a otra persona.

De hecho, para percibir ingresos por tu actividad, hay numerosos supuestos en los que por Ley estás obligado a emitir facturas como autónomo.

Según la Agencia Tributaria, necesitas hacer facturas siempre que vendas algún producto (también si es digital). En este caso, si el importe final de la venta es menor a 400€ (IVA incluido), puedes realizar una factura simplificada.

La factura simplificada frente a la factura completa se diferencia en que en la primera no se incluyen los datos de la persona que recibirá la factura, solo los del emisor.

Sin embargo, debes tener en cuenta que solo se utiliza en casos muy concretos para tratar de agilizar el proceso administrativo

Si lo que ofreces son servicios, también deberás hacer factura cuando realices un trabajo o colaboración remunerada a un empresario o profesional como tú.

Piensa que cualquier persona puede querer, por ejemplo, desgravarse el IVA o presentar la relación de gastos en relación a su actividad. Para todos estos casos se necesitará un documento acreditativo, y ese documento es la factura.

Por supuesto, si realizas cualquier trabajo o venta a una Administración Pública o una organización, por ejemplo, sin ánimo de lucro, también necesitas hacer factura como autónomo.

¿Y para los servicios online, hay que hacer factura también?

Ahora mismo, puede que una de las cosas que más dudas te genere sea la venta a distancia u online. ¿Es este tu caso?

Si es así, atento porque la Agencia Tributaria establece que como autónomo también estás obligado a hacer factura, siempre que la venta o actividad que realices se haga en dentro del territorio en el que se aplique el impuesto.

Esto significa que, como te adelantaba, la factura es el documento legal que certifica ese intercambio comercial entre tú y tu cliente. Pero además sirve como documento fiscal para calcular los impuestos que se derivan de tu actividad.

Por eso, siempre que como autónomo, residas dentro del territorio español, deberás emitir factura aunque tu actividad sea a distancia u online.

los datos más importantes de una factura

3 pasos para hacer una factura correctamente

Ahora que tenemos claro cuándo es necesario facturar, vamos a ver cómo se hace una factura de autónomo correctamente, para evitar errores y quebraderos de cabeza.

Para hacer facturas, puedes utilizar Word, crear una plantilla de Excel o hacerlas a mano, como se ha hecho toda la vida.

También hay otras opciones de hacerlas de manera más automatizada y sencilla (como el software Blueindic) de las que te hablaremos más adelante.

Pero antes de decidir cómo hacerlas es importante que conozcas todos los requisitos para hacer facturas de forma que sean correctas y cumplan con la legalidad vigente. Vamos a verlo en detalle, paso a paso.

1 – Tus datos: ¿Qué datos debes incluir en la factura?

En tus facturas como autónomo debes incluir datos como tu nombre y apellidos y tu dirección fiscal. Esta es la misma con la que te registraste como autónomo, cuando te diste de alta.

Además, las facturas que emitas tienen que llevar el NIF o DNI que será tu número de identificación como autónomo.

Por último, es posible incluir un número de teléfono, incluso una dirección de email en tus datos, por si quieres facilitar el contacto. Pero estos últimos datos no son obligatorios.

Si, como autónomo, quizás has creado una marca y tienes una imagen gráfica desarrollada, también puedes incluir tu logo en las facturas, para darle a todas tus comunicaciones y documentos un aire más profesional.

Por otro lado, otros datos que no pueden faltar en tu factura son:

  • La fecha de emisión de la factura.
  • El número de la factura.

Sobre el número de la factura, ten en cuenta lo siguiente:

  • Debes elegir la serie de las facturas. Por ejemplo, si todas empezarán por la letra A o D. Y cuántos dígitos van a contener. Podría ser que decidieras que tus facturas fueran A0000 o simplemente 0000.
  • El número de factura siempre ha de ser correlativo. Cada año fiscal, debe comenzar por la factura número 1 y seguir de forma ordenada hasta final de año, cuando volverás a empezar de nuevo.

Quedaría algo así: A0001, A0002, A0003, etc.

2 – Los datos de tu cliente: ¿qué debes pedirle para crear tu factura?

Otro punto indispensable para saber cómo se hace una factura de autónomo, es tener claros los datos que deberás pedir a tu cliente.

Estos datos se han de pedir con antelación, para poder hacer la factura en el momento del pago. Hay profesionales que suelen pedirlos cuando el cliente acepta el presupuesto, porque prestan servicios y cobran el 50% por adelantado.

Pero si cobras al final, o vas a realizar una venta de productos, puedes pedirlos en el momento de realizar la factura.

Para que la factura sea correcta, deberá incluir los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del cliente (si es una persona física)
  • Nombre de la empresa (si es persona jurídica)
  • Dirección fiscal
  • NIF, si es autónomo o profesional independiente
  • CIF, si es empresa

Además, hay instituciones u organismos públicos con requisitos especiales. Por eso, no está de más que preguntes si hay algún dato concreto que debas incluir en la factura que les hagas.

Si la factura la emites a una persona o empresa de la Unión Europea, que no resida en España, en lugar del NIF o el CIF, deberás incluir su número VAT.

3 – Conocer el importe que debe tener tu factura

El importe de la factura o base imponible es el precio de tus productos o servicios, antes de impuestos.

En el caso de los productos, seguramente el precio que hayas establecido tenga en cuenta cosas como: los gastos de producción, las materias primas, la luz, los suministros, el alquiler…

Estos son gastos directos e indirectos que debes valorar a la hora de poner el precio por unidad de cada producto.

Si lo que ofreces son servicios, lo más importante que deberás tener en cuenta es tu precio / hora. Lo que se valora en un servicio es tu tiempo, el que inviertes en realizar el trabajo. Por eso, lo que deberás realizar es una estimación de cuánto tiempo te lleva realizar ese servicio y cuánto debes cobrar la hora para que te resulte rentable.

Piensa que tienes que sopesar tus gastos fijos (cuota de autónomos, por ejemplo) y cuánto quieres o necesitas ingresar al mes para poder pagar tus facturas. Y en base a eso, poner el precio por hora que cobrarás por tus servicios.

A la hora de incluir el importe en la factura, es importante poner el “concepto”. Esto es una pequeña descripción simple del producto o servicio que el cliente ha comprado o contratado.

Calcular los impuestos de tu factura

Por último, toca calcular los impuestos para incluirlos en la factura. En general, se aplica el IVA y el IRPF.

Para empezar, debes tener claro qué tipo de IVA se aplica a tu producto o servicio. El IVA general es del 21%, pero también hay IVA reducido y superreducido.

Y también debes conocer los casos en los que sí debes incluir el IRPF en tus facturas y los que no.

Una vez tengas esto claro, vamos a por un ejemplo para que veas cómo calcular los impuestos de tu factura de forma práctica.

Imagina que tienes que facturar un servicio que cuesta 700€.

Este sería el importe. Después habría que calcular el IVA del 21%.

21% de 700 = 147

Y, pongamos por caso que facturamos a una empresa, entonces también habría que incluir el 15% de IRPF.

15% de 700 = 105

Ahora tendrías que sumar al importe el IVA y restarle el IRPF para calcular el total a pagar para el cliente.

En este caso, tu factura debería reflejar lo siguiente:

Importe: 700€

IVA 21%: +147€

IRPF 15%: -105€

Total: 742€

calcular los impuestos de tu factura

En resumen, ¿cuáles son los datos más importantes de una factura?

Resumiendo, para responder a nuestra pregunta central, es decir a cómo se hace una factura de autónomo, los principales elementos que debes tener en cuenta son:

  • Tus datos y los del cliente
  • El número de factura y la fecha
  • El concepto y el importe
  • Los impuestos a aplicar

Ahora bien, si tienes que emitir una factura a un consumidor final, hay algunos matices que cambian. Vamos a verlos a continuación.

Cómo hacer una factura de autónomo a un particular

Te he adelantado antes lo que era una factura simplificada, ¿recuerdas? Pues bien, desde 2013 se estableció que las facturas simplificadas sirvieran también como documento contable para justificar los pagos.

Con esto, se consiguió que las facturas simplificadas sustituyeran a los tickets de compra. La principal diferencia que ya te he mencionado es que solo incluye los datos del emisor. Y evita tener que estar pidiendo a los clientes finales sus datos para emitir la factura.

Para hacer facturas simplificadas estos son los datos a tener en cuenta:

  • Número y serie de la factura
  • – Fecha de expedición
  • – Tus datos (domicilio fiscal y NIF)
  • Concepto de la factura, aunque en este caso no necesitas una descripción demasiado específica. Por ejemplo bastará con la referencia del producto, en caso de que sea una venta.
  • Importe, IVA y total a pagar, en las facturas a un particular nunca debes incluir el IRPF

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre una factura y un recibo?

Un recibo es un ticket de compra como el que recibes cuando compras en el supermercado o cualquier tienda de ropa, por ejemplo. Te lo entregan después de haber pagado la compra, pero ni contienen los mismos datos que la factura, ni sirven para lo mismo.

En un recibo se incluye el precio que se ha pagado, la fecha, la descripción del producto y el IVA. Y sirve por ejemplo cuando quieres realizar alguna devolución en tienda.

Ahora bien, no tiene efectos fiscales, ni tampoco se incluyen en la contabilidad.

Mientras que la factura es un documento oficial. Y tiene una finalidad tributaria. Es decir que las facturas se hacen antes de realizar el pago y sirven como justificante de que tú como autónomo has cobrado los impuestos necesarios por tu trabajo.

¿Y si pudieras hacer tus facturas correctamente y de forma automática?

Puede que todo lo que acabas de leer, dé vueltas en tu mente. ¿Te parecen demasiados detalles a tener en cuenta cada vez que haces una factura?

Puedes crear plantillas, para que facturar te resulte más sencillo… O puedes ponértelo fácil. Ser autónomo puede resultar abrumador, sobre todo al principio. Por eso, desde Blueindic hemos creado una solución que se adapta a lo que necesitas de forma fácil e intuitiva.

Blueindic es perfecto para ti si estás buscando un software de facturación y contabilidad para generar facturas, que a la vez te permita controlar ingresos y gastos y estar siempre al día con tus obligaciones fiscales.

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