¿Debo conservar los Albaranes en mi negocio?

¿Debo conservar los Albaranes en mi negocio?

Ya seas Autónomo o Empresario, estás obligado a conservar durante un mínimo de 5 años todas las Facturas que realices y emitas en tu negocio.

Al tratarse de un documento legal y fiscal que relaciona todas tus actividades comerciales, la Agencia Tributaria dictamina que deben ser conservados durante 5 años, por si en alguna ocasión hubiera la necesidad de realizar una inspección.

En el siguiente articulo: ¿Cuánto tiempo debo conservar las Facturas de mi negocios? Te lo explicamos con mayor tipo de detalle.

Pero, ¿Qué ocurre con los Albaranes? 

¿Debo conservar los Albaranes en mi negocio?

En cualquier negocio, además de realizarse Facturas de Venta, también se realizan otro tipo de documentos. Por ejemplo: contratos mercantiles con Clientes o Proveedores, Presupuestos, o en el caso que nos incumbe, Albaranes.

Un albarán es el documento que se realiza y se entrega con el objetivo de dar validez a la entrega de un material entre un Proveedor y Cliente.

Una vez entregado el producto, el Albarán se suele traspasar a Factura de Venta. En muchas ocasiones, en el sector de la Hostelería, por ejemplo, un gran número de Albaranes se suelen agrupar en una única factura: La Factura Recapitulativa.

Por todo ello, se podría llegar a pensar que si toda la información del Albarán se traslada a una Factura, ya no sería necesario conservar el Albarán.

No obstante y como veremos, sí es necesario conservarlos.

¿Cómo debe ser un Albarán para que sea válido?

Para que un Albarán disponga de validez comercial, debería contener los siguientes conceptos:

-Lugar y fecha de emisión del Albarán.

-Número del Albarán.

-Información fiscal del Emisor y Receptor del Albarán.

-Cantidad y descripción de los Productos.

-Firma y sello del receptor de los Productos.

En ningún caso, y para su validez, se hace necesario que el Albarán esté valorizado económicamente por el precio de sus productos.

Este hecho, puede dar lugar a los dos tipos de Albaranes:

-Albarán Valorado

En este tipo de Albarán, la información de los productos y cantidades viene relacionada con su valoración económica. Así como si hubieran descuentos y los posibles impuestos incluidos.

Normalmente, este tipo de Albarán no suele ir acompañado de la Factura,  que se realizará y se expedirá a posteriori.

-Albarán No Valorado 

En este caso, el Albarán tan solo contiene la información de cantidad y descripción para cada uno de los productos que se han entregado. Pero no aparece en todo el documento información económica de la entrega.

En esta ocasión, se suele entregar el Albarán no valorado con la Factura de Venta que le acompaña y lo relaciona.

Usar un Albarán u otro dependerá de la relación comercial con el Cliente o de la política de Facturación utilizada.

El Albarán y las Facturas Recapitulativas

Las Facturas recapitulativas suelen resumir la información que se obtiene de los Albaranes que la conforman, indicando el número de Albarán y la fecha de expedición.

En este caso, se deberá conservar los Albaranes que contienen la información detallada de la operación comercial.

En otras ocasiones, en la Factura recapitulativa se detallan por completo todas las operaciones y Albaranes que la componen. Como toda esta información de interés ya está detallada, no hace falta conservar los Albaranes.

Obligación de conservar los Albaranes en mi negocio 

La obligación de conservar los Albaranes en tu negocio, aparecerán en el momento que los mencionas en una Facturas de Venta. 

En la Factura de Venta los mencionas, pero no detallas toda su información. Por lo que hace necesaria la conservación de los Albaranes por si hubieras de realizar alguna consulta.

En cambio, si en la Factura de Venta ya especificas toda la información de los Albaranes, no será necesario que los conserves.

En cualquier caso, recuerda que el documento del Albarán carece de obligación y responsabilidades legales y fiscales, si no es acompañado por la Factura.

Es importante no mezclar estos dos documentos en la contabilidad de tu negocio.

De la misma forma, si como Clientes recibimos el Albarán por la entrega de una mercancía, debemos asegurarnos que luego nos envían la Factura. Sin la Factura no podremos deducirnos el gasto en nuestro negocio.

¿Qué te parece? Desde Blueindic siempre recomendamos conservar toda la documentación en tu negocio. Nunca sabes cuando necesitarás revisarla.

Además, gracias a los programas de Facturación y Contabilidad online para Autónomos, toda tu documentación e información se guarda un único lugar, ganando en eficiencia, productividad y espacio.

Y con Blueindic, el proceso de realización de Albaranes y traspasos a Facturas se realiza de una forma simple, rápida y ágil. 

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