¿Qué Libros contables debe llevar un Autónomo en su negocio?

¿Qué Libros contables debe llevar un Autónomo en su negocio?

Una vez te des de alta como Autónomo, además de cumplir con todas las obligaciones fiscales como la liquidación de los impuestos ante la Agencia Tributaria (Modelo 303 del IVA, Modelos 111 y 115 de Retenciones, Modelo 130 del IRFP, etc…), también deberás cumplir con otras obligaciones más formales y contables.

Es decir, debes realizar obligatoriamente el registro de libros contables que muestren todos los movimientos y transacciones que se han producido en tu actividad y negocio.

Según el régimen fiscal que escojas, deberás realizar unos libros contables u otros.

¡Te lo contamos!

Libros contables a realizar según el régimen fiscal escogido por el Autónomo:

1.-Autónomo acogido al régimen de Estimación directa normal

Si tu régimen fiscal es el de “Estimación directa normal”, y además te dedicas a una actividad comercial, de servicios o industrial, deberás realizar los libros oficiales por el “Código de Comercio”, y anualmente, registrarlos ante el “Registro Mercantil”.

Los libros contables que deberías llevar son:

-Libro Diario

-Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

2.-Autónomo acogido al régimen de Estimación objetiva

Si tu régimen fiscal es el de “Estimación objetiva” no estás obligado a realizar ni llevar un seguimiento de libros contables en tu negocio.

Eso sí, será obligatorio que conserves y guardes todos los documentos y justificantes de tus ingresos y gastos (Los pagos y las cobros por tus Compras y Ventas).

3.- Autónomo acogido al régimen de Estimación simplificada

Si tu régimen fiscal es el de “Estimación directa simplificada” estás obligado a realizar los siguientes libros contables:

-Libro de Ventas e Ingresos

-Libro de Compras y Gastos

-Libro de Bienes de Inversión

Por regla general, la mayoría de Autónomos se acogen al régimen de “Estimación directa simplificad”.

¿En qué consiste cada uno de los libros contables que debe registrar un Autónomo?

-Libro de Ventas e Ingresos

En el Libro de Ventas e Ingresos debes ir registrando todas las Facturas de Ventas que emitas en tu negocio a tus Clientes.

Independientemente del alta que tengas en tu actividad económica, el tipo de IVA que apliques, o el tipo de Cliente al que realices la Venta, en este libro deberás registrar todas tus Facturas de Venta. 

Además, el registro del libro de Ventas debe llevar un orden cronológico estricto y una numeración correlativa en todas las Facturas de Venta que emitas.  (No debe existir ningún salto en su numeración).

Pongamos un ejemplo:

Si realizas tu primera factura con el siguiente número FA2017-0001 a Fecha 25 de Enero, no podrás emitir una segunda factura con una fecha inferior al 25 de Enero, o bien, indicar que se trata de la factura 0003.

El orden exacto debería ser el siguiente:

1ª factura emitida: 25/01/2017: FA2017-0001

2ª factura emitida: 10/02/2017: FA2017-0002

3ª factura emitida: 19/02/2017: FA2017-0003

Etc….

Si existen saltos en la numeración la Agencia Tributaria podría sancionarte ya que no has declarado ciertas facturas.

Ten en cuenta que la obligación de realizar una numeración correlación debe respetarse durante y dentro del ejercicio económico.

Si empieza un nuevo año, puedes empezar de nuevo otro serie numérica diferente.

-Libro de Compras y Gastos 

En el libro de Compras y Gastos deben ir registrados todas las Facturas de compras y gastos que has recibido en tu negocio y tienen una relación directa con la actividad comercial y económica que desempeñas.

En este libro de registros no existe la obligatoriedad y necesidad de llevar un orden estricto en las fechas y la numeración de las Facturas.

Por un lado, al recibir Facturas de compras y gastos de diversos proveedores, tendrás para cada uno de ellos diferentes series numéricas.

Por otro lado, si por ejemplo se te ha olvidado incluir un gasto en el trimestre que correspondía, podrás añadirlo en un trimestre a posteriori, sin ningún problema.

-Libro de Bienes de Inversión

En el libro de Bienes de Inversión se deben registras las compras que realices en tu negocio y que tengan una vida útil superior al año.

Por ejemplo, si compras el siguiente inmovilizado para tu actividad económica: Ordenador, mesas y sillas, y al tener una vida útil superior al año, deberás registrarlo como un Bien de Inversión.

¿Qué puede ocurrir si no llevo correctamente mi Contabilidad?

Es muy importante realizar una correcta Contabilidad tal y como indica la Ley. De no ser así, y ante una posible inspección tributaria, la Agencia Tributaria podría sancionarte.

Ejemplo de posibles sanciones por realizar una incorrecta contabilización en tu negocio:

-Si existe un retraso de más de 4 meses en la contabilización de tu negocio, la Agencia Tributaria podría sancionarte con un importe de 300€

-Si has pagada menos IRPF del que te tocaba por una incorrecta contabilización, la Agencia Tributaria podría aplicarte una sanción de entre el 50% y el 150% sobre la cuantía no ingresada.

-Si has deducido un gasto, pero no lo habías contabilizado, la Agencia Tributaria, y ante una inspección, podría notificarte que no es deducible. En este caso, te exigirán una mayor cuota del IRPF a pagar, más una sanción de hasta el 150% de la cuantía de la cuota.

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los libros contables?

La ley exige que debas conservar todos tus libros contables durante un periodo mínimo de 6 años.

Es decir, es posible que la Agencia Tributaria quiera realizarte una inspección y te solicite documentación de 4 atrás.

Por este motivo, deberás conservar y tener organizada y controlada la documentación de tus libros contables durante los últimos 6 años.

Además, y aunque te hayas dado de baja como Autónomo, igualmente deberás conservar toda tu documentación durante el tiempo estipulado.

 

Como ves, a las responsabilidades y obligaciones que ya tiene de por sí los Autónomos, se unen ciertas obligaciones más fiscales y contables que son de obligatorio cumplimiento.

No obstante, todo radica en la organización y control que el Autónomo traslade a todas las operaciones y transacciones que realiza en su negocio.

Por suerte, existen herramientas en el mercado, como Blueindic, que ayudan, facilitan y mejoran las gestiones diarias y habituales de Autónomos.

Blueindic es el programa de Facturación ideal para Autónomos. A medida que registres todas las operaciones de tu negocio (Facturas de Venta, registro de Compras y Gastos) se registrarán los libros contables que debes llevar en tu negocio, y además, se completarán automáticamente los modelos tributarios que debes presentar trimestralmente ante la Agencia Tributaria.

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