En tu trayectoria profesional como Autónomo o Empresario, te irás encontrando con diferentes procesos comerciales que comportarán la utilización de una Factura determinada y por un propósito concreto.
Por ello, la normativa en Facturación indica que debe utilizarse el documento de Factura concreto para cada situación.
Desde Blueindic queremos trasladarte los diferentes tipos de Factura que podrías encontrarte en tu negocio y con tus operaciones comerciales.
Clases de Facturas y sus diferencias
1.-Factura Ordinaria
Es el documento de Factura utilizado con mayor frecuencia. Y por ello, la más fácil de reconocer.
El documento de la Factura Ordinaria se utiliza como mecanismo de comprobación ante un acuerdo por una operación económica-comercial entre dos partes (Proveedor y Cliente), normalmente por la prestación de un servicio o por la compra-venta de un producto.
La Factura ordinaria debe contener toda la información necesaria y obligatoria para que el documento contenga toda su validez legal y fiscal.
En el siguiente artículo: Los 9 elementos clave de la Factura perfecta, te detallamos todas las características y contenido que debería indicarse en una Factura ordinaria.
Además, es la Factura base en tu negocio. El resto de documentos de Factura que veremos a continuación parten como procesos de modificación, edición o agilización de la Factura ordinaria.
2.-Factura Simplificada
La Factura Simplificada es la nueva nomenclatura a los ya conocidos Tickets.
En 2010, con la entrada en vigor del nuevo reglamento de Facturación, se tomó la decisión de sustituir el nombre de Ticket por el de Factura Simplificada.
La Factura Simplificada es comúnmente utilizada en los pequeños comercios que realizan operaciones comerciales con consumidores finales (No son empresas o Autónomos). Como por ejemplo: Librerías, carnicerías, tiendas de ropa, etc…
En cualquier caso, la Factura Simplificada conlleva la misma validez fiscal que si de la Factura Ordinaria se tratase.
Eso sí, existen varias diferencias con su “Hermana mayor”, la Factura ordinaria:
-En la Factura Simplificada no aparecen los datos del receptor del documento (Su información fiscal).
-La cuota del IVA no hace falta que este desglosada. En la mayoría de ocasiones, nos encontramos con las Facturas Simplificadas, indicando “IVA incluido”.
En el siguiente artículo: Diferencias entre Factura y Ticket, te detallamos todas las diferencias entre estos dos tipos de Facturas.
3.-Factura Proforma
La Factura Proforma genera las mismas similitudes que un Presupuesto Comercial. Y por lo tanto, es un documento que no genera connotaciones legales o fiscales.
Además, tampoco se puede utilizar como justificante de la operación comercial, así como de la petición de cobro.
Por regla general, contiene la misma información que una Factura ordinaria, salvo que debe tener una numeración diferente.
Finalmente, también debe diferenciarse de la Factura ordinaria ya que se debe especificar claramente en el documento que se trata de una “Factura proforma”
En el siguiente artículo: ¿Sabes diferenciar un Presupuesto de una Factura Proforma? conocerás más detalles de la Factura Proforma.
4.-Factura Rectificativa
Esta Factura también apareció con la entrada en vigor del nuevo reglamento de Facturación. Hasta ese momento, era conocido como Abono.
La Factura Rectificativa es una factura de venta, pero con signo negativo, ya que suele utilizarse cuando se ha cometido algún error en una Factura ordinaria principal, o bien, cuando un Cliente devuelve una mercancía ya que ciertos productos están defectuosos, por ejemplo.
Si la factura rectificativa corrige todos los errores de su Factura ordinaria principal, se dará por entendido que la Rectificativa sustituye a la original.
Por el contrario, si tan solo existe una corrección, se deberán conservar las dos facturas ya que las dos serán válidas.
Eso sí, tienes que tener claro que realizar una Factura rectificativa no es lo mismo que anular una Factura.
En el siguiente artículo: ¿Cuándo utilizar una Factura Rectificativa? te detallamos todas las características de la Factura rectificativa.
5.- Factura Recapitulativa
Tal como su nombre ya nos indica, la Factura recapitulativa es el documento que permite agrupar las operaciones que realices con un mismo cliente y durante un mes natural.
La mayoría de ocasiones se suele utilizar la Factura recapitulativa para agrupar un conjunto de albaranes o de presupuestos.
Como la Factura ordinaria, tiene connotaciones legales y fiscales, por lo que será necesario cumplir con todas las obligaciones en el proceso de realización de la Factura recapitulativa.
Es necesario que contenga una descripción clara y concreta de todas las operaciones que se introducen y se agrupan en la Factura.
Gracias a la utilización de este tipo de documento, se pretende agilizar y mejorar la eficiencia en el proceso de facturación.
En el siguiente artículo: ¿Cómo hacer una Factura recapitulativa? te detallamos todas las características de la Factura recapitulativa
6.-Factura Electrónica
La Factura electrónica contiene los mismos efectos legales y fiscales que si de una Factura en papel se tratase.
Así pues, debe contener los mismos datos obligatorios a introducir.
No obstante, es importante destacar que existen diferencias entre una Factura digital y una Factura electrónica.
La Factura digital es la Factura que se emite en pdf, por ejemplo, y es enviada por correo electrónico a tus Clientes.
Por el contrario, la Factura electrónica, y para que así tenga efectos, deberá estar firmada electrónicamente. Es decir, disponiendo de Certificado Digital que permita firmar documentos electrónicos.
Con Blueindic, el programa de Facturación para Autónomos y Empresas podrás utilizar todas las diferentes clases de Factura desde un mismo programa, de forma visual, práctica y profesional.
Además, al tener toda tu información y documentación contralada en un único lugar, ganarás en organización y control, hecho que te permitirá controlar fácilmente y en cada momento, el estado de tu negocio.
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