En muchas ocasiones ya hemos comentado la importancia de la Tesorería (Liquidez) para un pequeño negocio llevado por un Autónomo.
De nada sirve Facturar mucho, si luego existen problemas de impago que generan no disponer de Tesorería en el negocio para ir pagando los gastos recurrentes que aparecen en nuestro día a día.
Por ello, es importante que antes de iniciar un nuevo proyecto con un Cliente, analices las condiciones y clausulas del trabajo y posterior cobro.
Recuerda que en ocasiones, aceptar un proyecto nos puede generar pérdidas en lugar de ganancias.
Por la importancia que todo esto conlleva, desde Blueindic queremos trasladarte las 7 consideraciones que deberías tener en cuenta para asegurarte el cobro de tus trabajos y servicios:
¿Cómo asegurar el cobro de mis trabajos como Autónomo?
1.-Realiza un análisis previo de los gastos operativos que afectarán en el proyecto escogido.
Antes de aceptar un proyecto, debes calcular si te sale rentable realizarlo. Por ello, nunca deberías presentar y ofrecer tus servicios sin haber calculado tus tarifas.
Además de pensar en el tiempo (horas) que deberás dedicarle al proyecto, también deberías tener en cuenta los recursos que necesitarás.
Dichos recursos (que serán gastos) deberás trasladarlos a la tarifa que emitas a tu posible Cliente.
Por ello, es importante revisar frecuentemente los precios de mercado.
2.-Las condiciones del Proyecto deben estar estipuladas y detalladas por escrito
Antes de aceptar y empezar a trabajar con un proyecto, las dos partes debéis de tener muy claras las condiciones que se aceptan y se establecen.
Es interesante redactar una propuesta de servicio en el que se detallan los procesos, lo que harás, el tiempo que dedicarás, etc…
Igual de importante es indicar aquello que no se incluye por el precio o tarifa ofrecida.
No deberías empezar a trabajar con tan solo una confirmación verbal. Podrías encontrarte con sorpresas en el futuro.
Por ello, deberían aparecer todas las condiciones del Presupuesto por escrito y aceptadas por ambas partes. Puedes utilizar documentos, tales como:
-Orden de Compra
-Oferta firmada
-Correo electrónico donde se detalla el servicio/trabajo
No está de más, realizar un Presupuesto detallando todo lo que realizarás, junto con las condiciones económicas (Precio, condiciones de cobro, etc…)
Si el Cliente acepta este documento por escrito, se habrá formado un acuerdo de colaboración entre ambas partes.
Con Blueindic, el programa de Facturación y Contabilidad online para negocios, puedes realizar, editar y enviar Presupuestos en cuestión de Minutos.
Y si el Presupuesto es aceptado por tu Cliente, tan solo hace falta que lo traslades automáticamente hacía la Factura de Venta.
Gracias a ello, ¡Ahorras tiempo y mejoras el control de tu negocio!
3.-Acuerda por escrito los plazos de cobro y anticipos
En muchas ocasiones, se traslada un anticipo por los servicios que se realizarán, pero en ocasiones, el Cliente insiste en querer pagar el 100% al finalizar el servicio o trabajo.
Por ello, es importante que establezcas por escrito las condiciones de cobro, indicando en qué fechas se deberán realizar.
Además, no deberías entregar avances del trabajo sin estar seguro de que recibirás el cobro.
Un ejemplo claro: Si eres Fotógrafo, podrías anticipar ciertas fotografías a baja calidad e incluyendo marcas de agua.
4.-Envía la Factura del Servicio o Trabajo una vez has terminado
Es simple pero evidente. Cuanto antes envíes la Factura, antes la cobrarás.
Si el Cliente recibe la Factura justo en el mismo momento que has acabado con tu servicio o trabajo, será más fácil y probable que realice la operación y orden de pago.
Por el contrario, si envías la Factura con retraso, el Cliente puede llegar a relajarse, tomándose él también su tiempo para pagarte.
Por ello, el procedimiento debe ser automatizado:
Realizar Servicio => Facturar Servicio => Cobrar por el Servicio
Para realizar Facturas fácilmente, en cuestión de minutos, y con la mayoría de información automatizada, lo idea para un Autónomo es utilizar un programa de Facturación online.
Gracias a su utilización, podrás tener todo tu negocio controlado, y de una forma visual y ágil realizar las operaciones de Facturación en tu día a día.
Aquí tienes todos los motivos por los que deberías utilizar un programa de Facturación.
5.-No cometas errores en la realización de tus Facturas
Si cometes un error en la realización y expedición de tu Factura, todo el proceso se alargará en el tiempo:
1.-El Cliente te indicará que existe un error
2.-Deberás editar y realizar de nuevo el documento de la Factura
3.-Deberás enviarle de nuevo la Factura a tu Cliente
4.-Esperar a que realice el pago de la Factura
Es evidente que el error humano siempre puede estar, y que en una Factura de Venta nos podamos equivocar indicando el NIF del Cliente, las cantidades ofrecidas, o en el cálculo del impuesto del IVA.
Por todo ello, si utilizas un programa de Facturación online, tal y como hemos comentado en el punto 4, todos estos errores se podrán subsanar ya que la plantilla de la Factura de Venta se va conformando automáticamente.
6.-Realiza un seguimiento claro y constante del Estado y cobro de cada Factura
Uno de los aspectos más importantes. El proceso de Facturación no finaliza en el momento que se emite la Factura.
Al contrario, debemos realizar un seguimiento constante de todas aquellas Facturas de Venta que se han emitido y están pendientes de cobro.
Aprovecha para realizar recordatorios e indicaciones que permiten al Cliente tener siempre en mete la deuda a pagar contigo.
Con Blueindic tendrás una toda la información, de una forma visual y clara, del estado de todas tus Facturas. Y es que el propio programa de Facturación online te avisará y te indicará cuando una Factura de Venta ha pasado de su fecha de vencimiento y el cobro aún no se ha efectuado.
7.-Automatiza la Facturas que emitas periódicamente
En ocasiones, trabajamos con un Cliente con el que efectuamos servicios que cobramos periódicamente y con el mismo importe.
Ante esta situación, es probable que te encuentres con el hecho de ir repitiendo la factura cada mes o trimestre, por ejemplo…
Lo que ocurre es que en alguna ocasión puedas llegar a olvidarte de realizar la Factura, y por lo tanto, de recibir el cobro.
Por todo ello, es aconsejable trabajar con una herramienta que te ayude a automatizar y generar las Facturas periódicas en los plazos y tiempos que indiques.
Gracias a ello, puedes ganar en eficiencia y en tiempo.
Como ves, y aunque en muchas ocasiones el problema del cobro de una factura no depende de nosotros, sí podemos realizar ciertas acciones y comportamientos que pueden provocar una mejoría en el proceso de cobro de las Facturas.
Entre estas acciones se encuentra la de disponer de un programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos que te ayude a gestionar todo el proceso de Facturación de tu negocio. Ganando en tiempo, eficiencia. ¡Y cobrando en el momento que corresponde!
