Cuando se emprende un nuevo proyecto, ya sea como Autónomo o Pequeña Empresa, existe una palabra que sobrepasa por encima de las otras: La Factura.
La Factura es el documento final que relaciona una prestación de servicios o venta de productos por parte nuestra, con un Cliente que nos ha escogido. Tu actividad comercial no se entendería sin el proceso habitual y diario en la realización y emisión de Facturas.
Además, es la prueba de las entradas y salidas de dinero en tu negocio (Cobros y Pagos), y de trasladar contable y fiscalmente todas las operaciones a tus obligaciones contables.
Por ello, debemos tratar la Factura con la máxima importancia, intentado gestionarla sin ningún tipo de error.
Desde Blueindic queremos trasladarte información y ayuda alrededor del proceso de Facturación.
1.-La Factura. ¿Qué es y para qué se utiliza?
La Factura es el documento comercial que dispones en tu negocio para registrar y confirmar la prestación de servicios o transacción de productos entre dos partes (El Proveedor y el Cliente).
Además de generar una justificación comercial, la Factura también es un documento legal que obliga a cumplir con ciertas responsabilidades fiscales en tu negocio. (El pago de Impuestos como el IVA y el IRPF, por ejemplo).
En resumen, la Factura define:
-El qué
-Quién
-Cómo
-Cuándo
-Dónde
En una operación comercial entre una empresa o autónomo y su cliente.
La Factura se utiliza para generar obligaciones y derechos entre las dos partes en una operación comercial. Además, ante posibles impagos o problemas en el servicio, se podrá utilizar como justificante.
El Proveedor de la Factura (El vendedor) siempre debe emitir el documento de la Factura cuando realiza una acción comercial. En caso contrario, no podría deducirse los impuestos ante la Agencia Tributaria, ni se consideraría un ingreso o gasto a efectos tributarios.
2.-Los diferentes tipos de Facturas
En tu negocio puedes encontrarte con diferentes tipos de operaciones comerciales. Por ello, debe existir un tipo de Factura específica para cada uno de ellos.
A) Factura Ordinaria
Es la Factura principal y más utilizada. Da veracidad a la relación económica y comercial que se ha pactado entre dos partes por la prestación de un servicio o la venta de un producto.
El resto de Facturas dependen de esta.
B) Factura Simplificada (Ticket)
En la Factura Simplificada, y a diferencia de la Factura Ordinaria, no se visualiza la información fiscal del receptor de la Factura.
Además, en ocasiones el IVA no está desglosado. Apareciendo tan solo la denominación “IVA incluido”. Por este motivo, con una Factura Simplificada no se podría deducir el IVA.
Eso si, si tiene relación directa con la actividad comercial de tu negocio, podrás indicarla como gasto y tenerla en cuenta para el cálculo del IRPF en tu negocio.
Aún se sigue conociendo “coloquialmente” como Ticket, y se suele utilizar en aquellos negocios donde la prestación de servicios y/o venta de productos se realiza hacía Clientes Particulares.
C) Factura Proforma
La Factura Proforma tiene las mismas funcionalidades que un Presupuesto de Venta. Se indican y planifican las condiciones de venta que podrías tener con un Cliente.
La Factura Proforma carece de obligación fiscal, y por lo tanto, no existe ningún compromiso de cumplimiento por parte de Proveedor o Cliente.
D) Factura Rectificativa
La Factura Rectificativa anteriormente se conocía como Abono. Se realiza este tipo de documento cuando debe hacerse una modificación o rectificación de una Factura ordinaria principal realizada previamente.
E) Factura Recapitulativa
Gracias a este tipo de documento, con la Factura recapitulativa podrías agrupar varias operaciones comerciales con un mismo Cliente, en una única Factura. (Siempre y cuando se realicen dentro del mismo mes).
Al tratar con la misma validez legal que una Factura Ordinaria, deberá cumplir con los mismos requisitos obligatorios, legales y fiscales.
En el siguiente enlace: Tipos de Facturas te detallamos con mayor profundidad las características de cada uno de los diferentes tipos de Facturas.
3.-¿Cómo hacer una Factura? Su composición
Para que una Factura de Venta cumpla con todos los requisitos legales, debe realizarse con una composición concreta, además de tener introducidos ciertos aspectos y conceptos que mejorarán la calidad de la Factura para generar mayor responsabilidad y obligación para el Cliente.
Los 9 elementos clave que debería contener una Factura:
1.-Información fiscal del Emisor de la Factura
Debes indicar los datos de contacto de tu negocio. Dirección completa y el número de identificación fiscal de tu negocio.
2.-El logo de tu negocio
No es un concepto obligatorio, pero si es aconsejable. Realizar una Factura con el logo de tu negocio te generará mayor sensación de profesionalidad.
Además, la Factura también puede ser un gran elemento de publicidad para tu negocio.
3.-Indicar la palabra Factura y añadir un número de Factura
Es totalmente obligatorio que en el documento aparezca la palabra Factura. Sin ella, todo lo demás carecerá de valor legal real.
Además, es importante que se indique la Factura con un número concreto. Es importante y obligatorio que para todas tus Facturas utilices una correlación numérica, sin ningún salto entre ellas, a medida que realices Facturas.
Es decir, si tu primera factura del año empieza por FV2017-0001, las siguientes deberán ser: FV2017-0002, FV2017-0003, FV2017-0004, y así sucesivamente….
4.-Información fiscal del Receptor de la Factura
Debes indicar en la Factura toda la información fiscal del receptor (Cliente) de la Factura.
Como hemos comentado, si no aparece esta información en una Factura, el Cliente no podría deducirse el IVA repercutido en la operación.
5.-Descripción de los productos
Debes identificar, claramente, los productos o servicios que interviene en esta operación comercial entre las dos partes. Además, deberás indicar las cantidades y precios individuales de cada uno de ellos.
6.-Importes económicos de la Factura
Dentro de la Factura deben aparecer 3 importes económicos:
-La Base Imponible: Es el importe total de la suma de todos los productos y servicios ofrecidos sin tener en cuenta los impuestos.
-Los tipos impositivos: Es el desglose de los impuestos que intervienen en la Factura. Deberán estar desglosados en función del tipo (4%, 10% o 21%) y su importe económico.
-Importe total: Es la suma de la Base imponible + los tipos impositivos.
Para finalizar, queremos trasladarte los posibles errores que podrías cometer en la realización de una Factura de Venta. Si los tienes en cuenta, es posible que los evites.
Como ves, la realización de una Factura parte como uno de los elementos y aspectos clave más importantes en tu negocio. Por ello, desde Blueindic, el programa de Facturación para Autónomo queremos ayudarte. Con Blueindic la gestión de todo el proceso de Facturación en tu negocio se realiza de una forma fácil, simple y automática.
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