Puede existir esta posibilidad en tu negocio: Realizas un servicio, lo entregas a tu Cliente y le emites una Factura. Y el último paso, el más importante, no se produce. No eres capaz de cobrar la deuda de la Factura por parte de tu Cliente.
Pues bien, este es un problema que puede afectar con una enorme consideración la estabilidad de tu negocio. Por ello, es vital que conozcas y entiendas las posibles pautas a realizar para reclamar una posible deuda impagada.
El cobro de una deuda impagada
Antes de entrar en profundidad, es interesante que conozcamos ciertos conceptos relacionados con el proceso de Facturación y de cobro.
Según la ley española, en aquellas Facturas donde no se estipula ningún plazo de pago en concreto, deberán pagarse en un plazo no superior a los 30 días naturales desde la entrega de los productos o prestación del servicio. (Independientemente de cuando se ha enviado la Factura).
Ten en cuenta que la Factura debe ser entregada en un plazo no superior a los 15 días desde que se ha realizado el servicio o se ha emitido el producto.
No obstante, el Emisor y Receptor del Factura, es decir, el Vendedor y Comprador pueden negociar y ampliar el plazo de pago por la prestación del servicio o venta del producto, si entre ellos se ponen de acuerdo.
Debiendo ser el plazo, por ley, inferior a los sesenta días naturales (Si bien es cierto, la realidad refleja otra situación, donde los plazos de pago se extienden a fechas incluso superiores a los 90 días).
Finalmente, puedes agrupar varios servicios realizados en un mes natural, en una única Factura (Factura recapitulativa). Ante esta situación, la fecha que inicia el cómputo para los plazos de cobro parte de la fecha media entre todas los servicios realizados y adjuntados en la Factura recapitulativa.
Es importante tener clara toda esta información, para saber en qué momento y fecha una factura empieza a ser impagada.
¿Qué es la morosidad?
En una actividad comercial y económica, y según la ley 3/2004, una situación de impago, y de morosidad, se produce en el momento que no se ha pagado el servicio en el plazo establecido. (No existe necesidad de que esta situación sea avisada por parte del Vendedor).
Un Cliente moroso empieza a serlo desde el día siguiente al plazo establecido por el pago de la Factura.
Para el Vendedor, dicha situación le genera la posibilidad de cobrar intereses de demora por el impago de la Factura. Eso sí, siempre y cuando, él como Vendedor haya cumplido con todas las condiciones contractuales.
¿Cuál es el interés por demora?
Depende. Por un lado, puede haber sido pactado entre las dos partes en el momento de realizar el contrato y factura por la prestación del servicio.
Si dicho interés no ha sido pactado, se aplicará el existente en este momento por el Banco Central Europeo, más ocho puntos añadidos. (Podréis encontrar el dato del Banco Central Europeo, ya que es publicado semestralmente por el Ministerio de Economía).
¿Existen otras indemnizaciones por el impago de una deuda?
Ante una situación de morosidad, además de la exigencia del interés de demora por el impago de la deuda, el Vendedor tiene derecho a cobrarle unos costes por la gestión del cobro, por un importe de 40€.
¿Cómo puedo reclamar el cobro de una deuda?
Hemos analizado los plazos de cobro que deben pactarse en una Factura de Venta, así como las consecuencias por ambas partes ante un impago:
-Para el Vendedor: No obtiene el ingreso económico por la prestación del servicio o venta del producto.
-Para el Comprador: Posibles interés de demora e indemnizaciones por el impago.
Por ello, ahora es momento de analizar las posibles alternativas para evitar o solucionar una situación de impago de una deuda.
No obstante, es importante recalcar que debemos analizar en profundidad quien es el Cliente con morosidad. Es decir, ¿Se trata de un Cliente habitual en el negocio que ha tenido un problema puntual de tesorería? O bien, ¿Se trata de un Cliente que se quiere aprovechar de nosotros?
El trato y gestión del impago deberá ser diferente y tratado de una forma u otra.
-La Primera reclamación
Es el primer contacto. Una vez ha pasado la fecha de pago (A los días, a la semana), es interesante enviarle al Cliente moroso un “Aviso y recordatorio de pago”.
No es necesario realizar ninguna notificación. Bastará con enviarle un correo electrónico, o dependiendo de la relación que se tiene con él, realizarle una llamada telefónica.
Esta primera reclamación debe realizarse con toda la amabilidad posible.
-La Segunda reclamación
Han pasado los días, ¿Y el Cliente sigue sin darnos respuesta?
Pues bien, es momento de enviarle un “Burofax” o “Carta certificada” con acuse de recibo.
Este será un nuevo requerimiento de pago, que siguiendo siendo amable y respetoso, genera mayor firmeza en la petición del cobro.
Deberás indicarle un nuevo plazo de cobro (diez días, por ejemplo) y advirtiéndole que si no realiza el pago, iniciarás acciones legales para ejercer el pago de la deuda.
Si en tu negocio trabajas de forma habitual con un Abogado, es ideal que este documento lo redacte él. Firmándolo y enviándolo en nuestro nombre.
¿Utilizar una empresa de gestión del cobro?
Existen varias empresas, como la del “Cobrador del Frac” que se encargan de gestionar el Cobro con tu Cliente moroso.
Es cuestión de analizar el impago y el importe de la deuda, ya que la utilización de este tipo de empresas incumbe en un alto coste y gasto por sus servicios.
Además, no aseguran que se puedan generar el cobro de la deuda.
¿Utilizar una empresa de recobro?
Si en tu negocio no solo te encuentras con un impagado, sino que la lista es larga, podrías acudir a una empresa de recobro.
Esta empresa te compraría el listado de impagados por un importe inferior a la deuda que tienes acumulada con ellos. La empresa de recobro se encargará de gestionar y tramitar todas las deudas con cada uno de los Clientes morosos.
Proceder por el Juicio Monitorio
¿Sigue pasando el tiempo y no recibes noticias ni cobro por parte del Cliente moroso?
Es momento de acudir a la Justicia. El procedimiento más rápido y barato para ello, es realizando el Procedimiento Monitorio.
Lo interesante del Procedimiento Monitorio es que no hace falta contratar un abogado o procurador, ya que se puede iniciar por uno mismo al existir, incluso, formularios para rellenar en los Juzgados.
Para realizar el procedimiento Monitorio, será necesario disponer y aportar cierta documentación, que serán los justificantes de la deuda a reclamar:
-Documentos en el que aparezca la firma o sello del deudor.
-Albaranes, Facturas que demuestren el servicio realizado o producto entregado.
-Requerimientos por Burofax o Carta Certificada reclamando la deuda impagada.
-Otros documentos comerciales que acrediten la relación comercial entre Vendedor-Comprador.
Si toda la documentación es la adecuada y necesaria, la administración de justicia del Juzgado requerirá al deudor, el pago de la deuda en un plazo de veinte días.
O bien, que comparezca en el juzgado si considera que se opone a la existencia de la deuda.
Una vez se ha realizado este proceso, pueden ocurrir tres situaciones:
–El Cliente moroso paga la deuda existente
–No ha atendido al requerimiento. Es decir, no ha pagado la deuda y tampoco se ha persona en el juzgado.
Ante esta segunda situación, el Juzgado despacha la ejecución de la deuda impagada contra el demandado. (Es como si lo hubiéramos demandado, pero ganando en tiempo y dinero).
–Se comparece en el juzgado y se opone al pago de la deuda. Deberá acudir con abogado o procurador declarando los motivos de la oposición.
Ante esta situación, el proceso se trasladaría hacía un juicio, que dependiendo del dinero de la deuda, podría ser verbal o mediante demanda judicial.
Como ves, existen posibles soluciones y procesos ante un imago de una deuda. En cualquier caso, es importante analizar previamente la relación con el Cliente en cuestión.
En función de sus características frente a nuestro negocio, el recorrido para la obtención del pago de la deuda deberá ser uno u otro.
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Siempre visibles, encontrarás las Facturas a vencimiento pendientes de cobro. Anticípate a ellas y evita las posibles situaciones de morosidad.
