Ya seas Autónomo o Empresa, en cualquier tipo de sector y negocio es fundamental el control exhaustivo de los gastos que se generan por el desarrollo de tu actividad comercial y económica.
Antes, años atrás, todos los focos se centraban en el crecimiento e incremento de las Ventas, sin focalizar esfuerzos y estrategia en el control del gasto.
No obstante, la globalización de los mercados y la aparición de Internet ha generado en las empresas la prioridad de la obtención de beneficios, en la reducción de los gastos y costes del negocio.
Antes de entrar en más detalle con el control y sistemas de gestión de los gastos, es interesante y aconsejable dar una pequeña pincelada a los diferentes tipos de gastos con los que nos podemos encontrar en nuestro negocio:
¿Tipos de gastos en un negocio?
Es interesante saber categorizar los gatos de tu negocio. Existen tres grandes grupos que te permiten separarlos y desgranarlos:
1.-Gastos Variables y Gastos Fijos
Los Gastos Variables son los gastos que dependen de la evolución de la actividad del negocio. Es decir, fluctúan en función de la actividad que se está generando en el negocio.
Los gastos variables más habituales son los siguientes: materias primas, gastos en publicidad, consumo energético, etc…
Por el contrario, los Gastos Fijos son aquellos gastos que un negocio siempre estarán, pese a tener mucha actividad o no.
Los gastos fijos más habituales son los siguientes: alquiler, transportes, gastos financieros, etc…
2.-Gastos Directos y Gastos Indirectos
Los gastos Directos son los gastos relacionados directamente con un producto o servicio dentro de la actividad comercial del negocio.
En cambio, los gastos Indirectos son aquellos que afectan de un forma mas amplia a todo el proceso, de producción por ejemplo, en su conjunto.
3.-Gastos con flujo y Gastos sin flujo
Los gastos con flujo, también denominados “Costos en efectivo” son aquellos gastos que trasladan un desembolso y pago por parte del negocio.
Por otro lado, los gastos sin flujo son aquellos que no generan un desembolso económico por parte del negocio, pero eso sí, afectan directamente en el beneficio.
El caso más claro es el de las Amortizaciones.
¿Porque es necesario mejorar el sistema y control de gastos en un negocio?
Si realizas una estrategia adecuada en el control y reducción de tus gastos, conseguirás incrementar los beneficios de tu negocio.
Te planteo una cuestión: ¿Alguna vez te has encontrado en un cajón o en tu cartera un ticket de un gasto de tu negocio que no te acordaste de registrar y deducir?
Ten en cuneta que debes conservar tus Facturas y Tickets de gasto durante, al menos, 5 años. Entre otros motivos, por la justificación en la deducción de gastos en el proceso de presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria.
Además, el proceso de organización y conservación de los gastos de un negocio puede ser una tarea tediosa y aburrida.
Por ello, en los últimos años han aparecido nuevas sistemas y herramientas que facilitan muchísimo este proceso de guardado y registro.
Disponer de un control claro y ordenado te permitirá entrar al detalle, visualizar y tener un análisis de todos los gastos de tu negocio. No esperes a entrar en “crisis” para ponerte a revisarlos.
¿Qué beneficios aporta al negocio el control de los gastos?
Controlar y estar pendiente de los gastos de tu negocio, tan solo te aportarán ventajas y beneficios. Ya sea por el ahorro de dinero en la reducción de ciertos costes, como en la tranquilidad y seguridad de saber que tienes todo bajo control.
¡Aquí van los más importantes!
1.-Visualizarás gastos que no son necesarios
Si no tienes información clara del que estás gastando, es imposible saber si es necesario para tu negocio.
Con el control de todos tus gastos, de forma periódica, detectarás gastos innecesarios o superfluos.
2.-Obtienes análisis y evoluciones mensuales
Obtendrás informes de gestión mensuales que te permitirán analiza la evolución o comparación de gastos entre años o con otros tipos.
A partir de esta información histórica, podrás plantearte presupuestos mensuales de gasto de aquí a futuro.
3.-Tendrás mayor capacidad de negociación
Al disponer de una información clara y verídica de todo lo que estás gastando, y de lo que le cuesta a tu negocio, estarás en situación de renegociar mejor las condiciones y precios con tus proveedores.
4.-Soluciona problemas ahora, antes de que se compliquen a largo/plazo
Haz una lista y sepárala con los gastos que son necesarios en el día a día de tu negocio, con aquellos que no lo son.
De los innecesarios, intenta quitarlos. Y del resto, trabaja ahora para ajustarlos al máximo, y que a largo plazo te aporten mayores posibilidades de beneficios para tu negocio.
5 consejos que te ayudarán a controlar los gastos de tu negocio
Desde Blueindic queremos trasladarte ciertos consejos, que si los aplicas, te ayudarán a obtener un mejor control en todos los gastos de tu negocio:
1.-Empieza a digitalizar toda tu información y documentación
Para analizar todos tus gastos, previamente deben ser anotados y registrados en algún lugar.
Realizar las anotaciones y registros en papel o en un Excel sin recursos, no te ayudará en este proceso.
Actualmente, existen programas de Facturación y Contabilidad online que ayudan, de una forma visual, sencilla y práctica, en todo el proceso de registro y contabilización de los gastos de un negocio.
Con Blueindic, podrás registrar todas Facturas y Tickets de gasto en muy pocos pasos y de una forma casi automática.
A partir de aquí, Blueindic te traslada información, gráficos e indicadores que te ayudarán a analizar correctamente el estado de cada uno de tus gastos respecto tu proyecto y negocio.
2.-Realiza un control de tus gastos y empieza a tomar decisiones
Una vez has registrado y anotado todos los gastos en una herramienta (como te hemos comentado, es más aconsejable que lo hagas en una plataforma digital y online), es momento de empezar con el análisis y estudio de todos los datos.
¡Céntrate en los dos aspectos más importantes!
-Eliminar aquellos gastos que son innecesarios o superfluos.
-Reducir, mediante la renegociación o sustitución, de aquellos gastos que si son necesarios para el devenir del negocio. Ponte a comparar y a buscar alternativas para mejorar este punto.
-Conocer los meses en los cuales los gastes son superiores. Averigua si existen fluctuaciones y estacionalidad en los gastos de tu negocio. Descubre el motivo y analiza si existe opción de generar un equilibrio.
3.- Realiza un Presupuesto y previsión de todos tus gastos
En el momento que empieces a analizar y controlar tus gastos reales, serás capaz de tener mejores conclusiones y valoraciones de la gestión en tu negocio.
Gracias a ello, estarás en situación de poder realizar un presupuesto de futuro que te permitirá fijarte un objetivo de gastos a largo plazo.
Para poder hacer un Presupuesto, fíjate en los gastos mensuales de los últimos 12 meses y estima una media para plantearlo en la redacción del Presupuesto.
Disponer del presupuesto, te permitirá trabajar mediante objetivos y con un gasto límite mensual. Es decir, trabajar sin la improvisación.
4.- Compara y analiza la realidad con lo que te habías Presupuestado
Una vez ha pasado el ejercicio económico (que suele ser el año natural), recupera el Presupuesto que realizaste y compáralo con los resultados de gasto reales generados durante el año.
En ese momento, serás capaz de responder a las siguientes preguntas:
¿He cumplido con las previsiones que establecí?
¿Cuáles son las desviaciones obtenidas entre los gastos presupuestados y los reales?
Como ves, disponer de un Presupuesto, además de herramienta para la fijación de objetivos, también te servirá como referencia ante los resultados reales obtenidos.
Es imposible extraer conclusiones productivas si no existe ningún tipo de comparación.
5.- Pide ayuda especializada
Si no eres capaz de encontrar los motivos de las desviaciones, o bien, no eres capaz de realizar correctamente el control y estudio de todos los gastos, no te preocupes, siempre puedes acudir a un especialista que te ayude en esta materia.
Tu Gestor o Asesor te ayudará a conocer con detalle el motivo de ciertos gastos.
Además, si trabajas con una herramienta de Facturación y Contabilidad online, la comunicación de datos e información con tu Asesor se realiza fácilmente y sin pérdida de tiempo o documentación.
En Blueindic puedes darle acceso a tu Gestor con su propio Usuario y Contraseño. Gracias a ello, puede obtener con eficiencia y productividad toda tu documentación e información para ayudarte en la contabilidad de tu negocio.
En cualquier caso, la gestión y control de gastos es una actividad que debe ser fundamental en tu negocio. Realizándose con rutina, pero con facilidad y automatización.
Hacerlo, te permitirá lo siguiente:
-Tener información clara y concreta de la actividad de tu negocio.
-Poder eliminar gastos innecesario o superfluos.
-Ser capaz de tomar decisiones inteligentes y acertadas.
-Poder establecer márgenes de beneficios realistas
-Garantizar, a largo plazo, que los resultados y cuentas de tu negocio estarán saneadas.
Por todo ello, es interesante trabajar con herramientas como Blueindic: el programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos y Pequeñas Empresas.
Podrás gestionar todo tu negocio de una forma visual, práctica y ágil. Todo lo bueno del Excel, más la profesionalización y automatización de una herramienta específica para Autónomos.
¡Prueba Blueindic con nuestra versión gratuita!
