Si eres un Autónomo o pequeña empresa, y como parte de tu actividad comercial debes enviar material a tus Clientes, es posible que utilices el documento del Albarán.
En muchas ocasiones, existe la duda de si el Albarán debe tener la valorización económica de la Mercancía o no. Durante este artículo intentaremos resolverte las dudas.
Pero antes, recordemos que es un Albarán.
¿Qué es un Albarán?
El Albarán es el documento que se utiliza para justificar la mercancía entregada y su cantidad, por parte del proveedor, así como la justificación de la recepción por parte del cliente.
También se utiliza el Albarán para dar validez y acreditar por escrito una prestación de servicio determinada.
No obstante, es muy importante destacar que en ningún caso el Albarán, valorado o no valorado, puede sustituir a la Factura.
Documento, la Factura, que sí deberemos entregar obligatoriamente a los clientes por el hecho de entregarles el producto o el servicio.
En el siguiente artículo: ¿Cuáles son las diferencias entre un Albarán y una Factura? Te detallamos con mayor profundidad las características de un Albarán y las diferencias que tiene con una Factura de Venta.
Normalmente, se realiza un diseño y modelo de Albarán que se utiliza para que el Cliente o empresa receptora de la mercancía o servicio, confirme mediante una firma, la entrega del producto o servicio.
¿Cómo debe realizarse un Albarán?
Aunque puede realizarse a mano, siempre es más aconsejable utilizar herramientas digitales para realizar un documento de estas características.
La información mínima y necesaria que debería contener un Albarán, es la siguiente:
-Número de documento del Albarán
-Datos fiscales del proveedor y del cliente
-Fecha de emisión
-Descripción de los productos o servicios ofrecidos
-Firmas
¿El albarán debe estar valorado o sin valorar?
En realidad, pueden utilizarse los dos tipos de Albarán. El Albarán valorado también suele denominarse Justificante. Mientras que el Albarán sin valorar también se conoce como Nota de Entrega.
La diferencia más importante es que en Albarán valorado se anotan los precios de las mercaderías que se han entregado, o bien, del servicio que se ha prestado a los Clientes.
En el Albarán valorado, además de aparecer toda la información anteriormente mencionada, deberán aparecer todos los datos de los productos desglosados, y con sus respectivos precios.
Por el contrario, el albarán sin valorar debe contener los mismos datos que un Albarán valorado, pero sin especificar los precios de los productos que se entregan o servicio que se presta.
Normalmente, se utiliza el Albarán valorado para confirmar y comparar la información, detalle y precios que contiene el Albarán, con el documento final de la Factura de Venta.
Por lo tanto, el Albarán valorado puede ser un buen documento para llevar y gestionar un correcto control de stock y de la siguiente facturación.
Entonces, ¿Cuál es el Albarán que debería utilizar en mi negocio?
Como siempre, dependerá del tipo de negocio y actividad que realizas.
En la mayoría de ocasiones, el Albarán no valorado se utiliza en la entrega de productos y mercancías entre diferentes tiendas o almacenes de la misma empresa o grupo.
O bien, cuando el personal que recibe y descarga las mercancías no está autorizado a conocer los precios de dichos productos.
Y por la otra parte, los Albaranes valorados se utilizan en el resto de casos, es decir, cuando la entrega de productos y mercancías se realiza entre dos empresas diferentes.
Como ves, el proceso de realización del Albarán, y ya que no es un documento fiscalmente obligatorio, puede estar adaptado en función del tipo de negocio que tengas como Autónomo o PYME.
Sin embargo, siempre es importante tener un control organizado y detallado de todas las transacciones de tu negocio, y por ello, y si te decantas por realizar un Albarán siempre es aconsejable realizarlo de la mejor manera posible.
