Como Autónomo, te encontrarás en el mercado una infinidad de herramientas y programas que te ayuden en todo el proceso de Facturación.
No obstante, debes tener en cuenta que llevar la gestión administrativa de tu negocio (Facturación, gastos, Impuestos, etc…) se convierte en una de las tarea más importantes en tu negocio.
Así pues, y aunque algunas herramientas empiezan como gratuitas, a la hora de decidir y elegir el programa deberías tener en cuenta las características que deben ser prioritarias para una óptima gestión de tu negocio:
¿Cómo debe ser el Programa de Facturación ideal para un Autónomo?
1.-Seguro
Es el primer objetivo que debes cumplir a la hora de decidirte por un Programa de Facturación para Autónomos.
Debes tener en cuenta que el programa registrará y guardará toda tu información profesional. Así pues, debe cumplir con todas las normativas de protección de datos y con los instrumentos y herramientas de seguridad necesarios para tener siempre protegida tu información.
Los nuevos programas de Facturación en la nube, online, cumplen con estas dos exigencias. Además, al estar toda tu información guardada en la nube, te permite utilizarla, trabajarla y visualizarla desde cualquier dispositivo con conexión internet.
En este punto, sobretodo, debes tener en cuenta e interpretar porque algunos programas de Facturación son gratuitos, y otros no.
Con la Seguridad de la información de tu negocio no se juega.
2.-Tiene que ser un programa Completo, pero fácil de utilizar.
El programa de Facturación debe cubrir la mayoría de gestiones que realizas en tu día a día del negocio.
Las tareas principales que debería cubrir, son:
-Gestión de Contactos
-Realización y emisión de Presupuesto, Albaranes y Facturas de Venta
-Registro de Compras, Bienes de Inversión y Gastos de Explotación
-Cumplimentación de los impuestos trimestrales más importantes
Además, deberías tener en cuenta el recorrido que puede llegar a tener tu negocio. En una primera etapa con un programa muy simple y gratuito podrías cubrir la gestión. Pero deberías preguntarte: ¿Si mi negocio crece podrá soportar todas la gestiones que realizaré? ¿Si decido cambiar de Programa en el futuro, podré exportar toda mi información?
Todas estas cuestiones son fundamentales a la hora de decidirte por un programa de Facturación.
Por otro lado, y aunque abarque la mayoría de gestiones que debe realizar un Autónomo, tiene que ser un programa sencillo y fácil de usar.
Lo más probable es, como Autónomo, que no tengas conocimientos contables y administrativos altos para realizar una gestión correcta del negocio. Por ello, es vital que el programa de Facturación te ayude y te facilite todos los procesos.
3.-Debe de aprenderse en muy poco tiempo.
Como Autónomo necesitas un programa ágil, fácil y sin complicaciones. Y por lo tanto, el aprendizaje debe ser rápido, visual y sin dedicar excesivo tiempo a su conocimiento.
Por ello, el Programa de Facturación de un Autónomo debe ser visual y muy intuitivo. (A simple vista deberías tener claro como realizar cada proceso).
Es interesante que dispongas de Video Tutoriales y notas informativas por todo el programa que te puedan servir como respaldo a la hora de realizar una operación.
4.-Personalizable
Cada Autónomo es distinto. Así pues, el programa de Facturación debe ser editable y personalizable en función de las características y necesidades de cada Autónomo.
Es muy importante que la Factura pueda ser editable y configurable para cada Usuario.
Es recomendable que un programa de Facturación para Autónomos pueda editar un Factura con los siguientes campos:
-Añadir en la Factura el logo del negocio
-Editar el número de la Factura
-Editar el Pie de página
-Editar la Observaciones
-Posibilidad de añadir diferentes Impuestos (IVA, IRPF, Recargo de Equivalencia…)
5.-Operaciones automatizadas y trazables.
El Autónomo no se ciñe tan solo en realizar Facturas de Venta. También existes otras operaciones, como: Presupuestos, Albaranes, Cobros de las Facturas, etc… que también deben estar registradas, organizadas y controladas en un negocio.
Además de trasladar todas las operaciones que se realicen automáticamente hacía la Contabilidad y cumplimentación de los impuestos de tu negocio.
Por ello, a la hora de elegir un Programa de Facturación para Autónomos debes comprobar que engloban todos los procesos que puedan aparecer en el ámbito comercial de tu negocio.
6.-Seguimiento y control de los cobros y pagos en tu negocio.
En cualquier negocio es muy importante Facturar. Pero para el Autónomo aún es más importante el proceso de Cobro de las Facturas pendientes.
Por ello, el programa debe ayudarte e indicarte visualmente cuales son las fechas de vencimiento de las Facturas de cobro y de pago.
Gracias a ello, evitarás posibles problemas de morosidad e impago por el hecho de no acordarte de las fechas de cobro de ciertas Facturas de Venta.
7.-Control de stocks
Si trabajas con Productos y stock, es muy interesante y aconsejable que el programa de Facturación también te permita registrar y controlar todas tus Compras y Pedidos.
Además, podrás obtener la información del stock disponible para cada uno de tus productos.
No existe mayor problema en un negocio con productos que encontrarte en la situación de rotura de stocks.
8.-Informes y reportings visuales de tu negocio
El Programa de Facturación para Autónomos que escojas debe aportarte informes y reportings visuales que te informen, en cada momento y de manera actualizada, del estado económico-financiero de tu negocio.
Sin información es muy complicado realizar y tomar decisiones de presente y futuro.
Por lo tanto, asegúrate que puedes extraer fácilmente del Programa de Facturación información y consultas del estado de tu negocio. Sin lugar a dudas, te ayudará a tomar decisiones acertadas.
9.-Flexibilidad en la entrada y salida del Programa de Facturación
Un programa de Facturación para Autónomos debe ser Flexible. Es decir, en el momento que decidas empezar a trabajar con él, la información debe de importarse sin problemas y en muy pocos pasos.
Por el otro lado, si un día decides finalizar con el programa, es necesario que puedas exportar toda tu información sin complicaciones.
10.-Económico
El Autónomo, y en sus primeros pasos, debe medir y ajustar mucho sus costes. Por lo tanto, el Programa de Facturación que elija debe tener un coste económico ajustado a las necesidades del Autónomo.
Lo más recomendable es utilizar un Programa de Facturación con un precio mensual y por uso. Y en el momento que decides finalizar con el Programa ya no vuelves a pagar. (A esto se le llama Pago por Uso).
Blueindic, y durante más de 3 años, ha realizado, desarrollado y programado el programa de Facturación y Contabilidad online ideal para el Autónomo, teniendo en cuenta sus gestiones más habituales y necesidades en su negocio.
Por ello, todos los requisitos que se han mencionado en el artículo se cumplen para que los Autónomos consideren Blueindic como el mejor aliado para sus negocios.
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