Para un Autónomo o Empresa, la realización de una Factura es sinónimo de una nómina para un trabajador asalariado.
Es decir, el proceso de Facturación es el mecanismo de cobro por la realización de una actividad económica, y por lo tanto, de la realización de un trabajo.
Por ello, la importancia de realizar un proceso de Facturación perfecto, bien trabajado y sin ningún tipo de error que pudiera alargar o entorpecer el proceso de cobro y entrada de liquidez en un negocio.
¿Y qué ocurre? En muchas ocasiones, Autónomos y Empresas, por prisas en el proceso o falta de conocimiento, producen errores en la realización y emisión de una Factura.
Además de las ya mencionadas consecuencias (problemas en el cobro de las Facturas por parte de los Clientes), puede aparecer la Agencia Tributaria, alertada y a la espera de realizar ciertas comprobaciones.
Por este motivo, desde Blueindic, el programa de Facturación online para Autónomos, queremos explicarte cuales son los errores más frecuentes en el proceso de realización de una Factura.
¡Si estás atento y los evitas, lo más probable es que tengas tu negocio bajo control y con una correcta gestión fiscal!
¡Vamos allá!
Errores a evitar en la emisión de una Factura
1.-No indicar y cumplimentar todos los datos obligatorios en el documento de la Factura
Existe cierta información que debe cumplimentarse de forma obligatoria en cualquier tipo de Factura. Ten en cuenta que la falta de información, por cualquiera de las dos partes, podría llegar a invalidar la Factura emitida.
Así pues, presta especial atención a todos los campos que debes cumplimentar:
–Datos Fiscales del Emisor y Receptor de la Factura.
-Fecha de la Factura.
-Número de la Factura.
-Detallar los productos y/o servicios facturados.
-Etc…
Ten en cuenta que las Facturas deben tener una numeración correlativa y sin ningún tipo de salto. Es decir, tiene que haber una continuidad en todas las Facturas que vayas emitiendo.
Además, tienen que tener relación con las Fechas de emisión.
Si la Agencia Tributaria detecta que existe algún salto, podrían pensarse que procede de algunas operaciones sospechosas.
2.-No enviar la Factura en los tiempos establecidos
¿Sabías que uno de los principales problemas para un Autónomo es la morosidad? En parte, el Emisor de la Factura también es responsable de un posible efecto de morosidad por parte de un Cliente.
Si alargas el plazo de entrega y emisión de la Factura, estarás fomentando la tardanza en el pago de los servicios prestados.
Si el Cliente es un consumidor particular, la Factura debe expedirse el mismo día de la venta del producto o realización del servicio.
Por el contrario, si el receptor de la Factura es un Autónomo o Empresa, la Factura puede emitirse hasta el día 16 del siguiente mes.
3.-No separar las diferentes cuotas del IVA
De la misma forma que se deben separar y desglosar los diferentes conceptos de servicios o productos realizados, ocurre lo mismo con las bases imponibles y cuotas del IVA.
Es decir, si realizas una Factura en la cual se incluyen dos productos con dos IVAs diferentes (10% y 21%) en del documento de la Base Imponible deberán estar desglosadas las diferentes bases imponibles y sus respectivos IVAs.
4.-No aplicar retenciones de IRPF cuando sí debía hacerse
No todas las facturas deben incluir retención de IRPF (Por ejemplo, cuando la Factura es emitida hacía un consumidor final).
No obstante, si estás obligado a aplicar retención y no lo haces, estarás cometiendo un error.
5.-Emitir y enviar la Factura a la persona o departamento erróneo
Puede ocurrir. En ocasiones las personas que nos han asignado un trabajo no son los responsables de la gestión administrativa y de facturación. Por ello, es importante cerciorarte de las personas encargadas de recibir la Factura que tienes que emitir.
Aunque el error no es grave ni genera consecuencias importantes, sí puede demorar el proceso de cobro de la Factura.
6.-¿Te has equivocado en la Factura? Debes realizar una Factura rectificativa con serie numérica diferente
Si has realizado una Factura, pero esta contiene errores. El proceso correcto que debes realizar en tu negocio es la realización de una Factura rectificativa, que corrija los errores realizados.
En ningún caso, la solución pasa por editar y modificar la Factura original.
Por otro lado, esta Factura rectificativa debe llevar una serie numérica diferente de las Facturas ordinarias normales.
7.-No conservar o no tener varias copias de la Factura emitida
Para poder contrastar datos con terceros, o bien, por posibles inspecciones de la Agencia Tributaria, es importantísimo conservar una copia de la Factura emitida en el negocio, durante un mínimo de 5 años.
Por ello, es vital trabajar con copias de seguridad que almacenen de forma segura toda tu documentación.
Como ves, son errores que pueden provocar serios problemas en todo el proceso de Facturación.
Con el objetivo de facilitar esta tarea al Autónomo nació el programa de Facturación online para Autónomos, Blueindic.
Y es que con Blueindic todos estos errores no aparecen. Al tratarse de una herramienta especializada en Autónomos y Facturación, el proceso de realización y emisión de una Factura se realiza de una forma visual, sencilla, ágil, y sobretodo, eficaz y sin errores.
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