Aunque no es un documento utilizado con asiduidad en un negocio, es posible que como Autónomo o Empresario, y ante una acción comercial, el Cliente te solicite previamente la Factura Proforma de la operación.
¿Qué es la Factura Proforma?
La Factura Proforma es el documento en tu negocio equivalente a un Presupuesto comercial. Es decir, se detallan todos los conceptos, servicios o productos que luego se introducirán en la Factura ordinaria definitiva.
Al no ser un documento utilizado con frecuencia, existen dudas, y en ocasiones, erróneamente comparado con la Factura Ordinaria. No obstante, son dos documentos completamente diferentes.
Como hemos comentado, la Factura Proforma tiene el mismo objetivo que un Presupuesto. Es decir, trasladarle a un posible Cliente, la valorización económica por la prestación de un servicio o venta de un producto.
Por ello, y al igual que el Presupuesto, la Factura Proforma no genera valor fiscal ni legal ante posibles reclamaciones o responsabilidades.
En el siguiente artículo: Diferencias entre un Presupuesto y una Factura Proforma, te detallamos las características principales en cada uno de ellos.
¿Qué responsabilidades genera una Factura Proforma?
Aunque en la mayoría de ocasiones, el diseño y formato de una Factura Proforma es idéntico al de la Factura ordinaria, la utilización y responsabilidades en cada uno de ellos es diferente.
-Por un lado, la Factura proforma no genera validez legal o fiscal en la operación comercial. (La Factura ordinaria si).
–La Factura proforma no puede ser utilizada como justificante del pago por la prestación realizada o producto vendido. (La Factura ordinaria si).
-Al no tener los efectos anteriormente mencionados, la Factura proforma NUNCA se contabiliza en tu negocio.
Por lo tanto, ¿Qué responsabilidades genera una Factura Proforma?
La responsabilidad de la Factura Proforma tan solo es de carácter comercial entre el Cliente y tu. Ya que tan solo son documentos informativos en la explicación/detalle de una posible operación comercial.
¿Cuándo se utiliza una Factura Proforma?
-En muchas ocasiones, la Factura Proforma se utiliza en las operaciones comerciales internacionales, con el fin y objetivo de documentar la operación.
-También se utiliza cuando quieres informar a tus Clientes de los detalles (en productos y cantidades) de la operación comercial que se realizará. Una vez llegado al acuerdo, tan solo será necesario traspasar la información hacía una Factura ordinaria.
–Cuando tu Cliente está pendiente de financiación o de una subvención estatal, y le solicitan la justificación de la operación comercial e inversión a realizar, mediante el documento de la Factura Proforma.
¿Cómo debe realizarse la Factura Proforma?
Como en la Factura ordinaria, es importante hacer constar ciertos conceptos para que la Factura Proforma englobe sus características principales.
El principal y más importante requisitos es que en el documento debe hacer constar la palabra: “Factura Proforma”.
Por otro lado, será necesario que disponga de una numeración diferente de la que utilices con las Facturas Ordinarias.
Así como todos los datos que suelen introducirse en cualquier Factura:
-Fecha de expedición de la Factura Proforma
-Identificación fiscal del Emisor y Receptor de la Factura Proforma.
-Descripción de las operaciones comerciales (Producto, cantidades, precio, etc…)
-Detalle de la Base Imponible
-Tipo y Cuota del IVA
-Precio total de la operación comercial.
¿Debo contabilizar una Factura Proforma?
Tal y como hemos indicado, al no generar efectos fiscales o legales, el documento de la Factura proforma no debe contabilizarse.
La realización de este documento suele ser previo a la operación comercial. Pero en ningún caso, genera el compromiso de que finalmente se lleve a cabo, y por lo tanto, de que se realice el pago por parte del Cliente.
Es con la Factura ordinaria (que sí se contabiliza) donde existe el compromiso y acuerdo entre Emisor y Receptor en entregar los productos o realizar los servicios, así como de realizar el pago.
Por todo ello, ¡Mucha precaución! Y no confundas las Facturas ordinarias en tu negocio, con las Facturas proforma.
Como ves, es un documento más que debes tener en cuenta en tu negocio. Y como este documento en ocasiones depende del Cliente, debes estar siempre preparada para poder realizarlo.
Para una correcta organización y facilidad en el proceso de generación de Facturas proforma, existen programas de Facturación online, como Blueindic, que permiten realizar todos estos documentos sin ningún tipo de error. Y además, de una forma fácil, simple y ágil.
Desde Blueindic queremos que ganes tiempo en las tareas más administrativas y lo utilices en aquello que realmente es importante para tu negocio: Captar Clientes y vender más.
