¡Llegó el Día! Te lanzaste a la aventura de Emprender, ya sea como Autónomo o Empresario, y después de “luchar” para crear el proyecto, captar un Cliente y conseguir cerrar una venta, te encuentras con el momento más importante:
¡Realizar la Factura a tu Cliente por el servicio prestado o producto vendido!
Y lo siento, pero sigue siendo un paso importante y necesario en tu proyecto. Más aun, seguramente es el paso primordial: ser capaz de obtener el cobro, y de forma rápida, por parte de tu Cliente.
Por lo tanto, realizar una Factura de Venta debería obtener la importancia y tiempo que se merece en tu negocio. Además, será un documento que deberás conservar durante cinco años como mínimo y que te relacionará con todos los trámites fiscales que realizas con la Agencia Tributaria.
Dada su elevada importancia, desde Blueindic queremos acompañarte en este primer paso y realizar una Factura de Venta paso a paso
¿Cuáles son los elementos que interviene en una Factura?
1.- Indicar la palabra FACTURA
Aunque parezca obvio, es vital y obligatorio indicar en el documento de la Factura, la palabra FACTURA. Sin esta palabra, el documento carecería de cualquier tipo de obligación.
Por ello, es importante indicar de forma visible, la palabra FACTURA. No existe obligación alguna en la determinación de lugar de la palabra.
No obstante, es aconsejable, y por coherencia, situarlo en la parte superior del documento.
Indicar la palabra Factura, te permitirá diferenciarlos de otros documentos con los que deberás trabajar en tu negocio: Presupuestos, Albaranes, Facturas Rectificativas, etc..
2.- Indica un número y una Fecha a la Factura
Otro aspecto obligatorio a cumplimentar en la Factura.
Toda Factura deberá tener un número. Pero además, el orden de los números se realizará de forma correlativa y sin ningún tipo de saltos.
Es decir, si hoy realizas tu primera Facturas, deberás indicar el número FV2017-001, por ejemplo. Pues bien, las siguientes facturas que vayas emitiendo deberán indicarse con la siguiente numeración: FV2017-002, FV2017-003, FV2017-004, y así sucesivamente…
Esta obligación está establecida por el Reglamento de Facturación, con el fin de evitar posibles trampas en el proceso de la liquidación del IVA trimestral.
Para mayor información a lo que refiere el número de la Factura, te recomendamos el siguiente artículo: ¡La importancia de la serie numérica en una Factura!
En el caso de la Fecha de la Factura, deberás indicar la Fecha que sea en el momento que expides la Factura.
3.- Añadir tus datos fiscales como emisor de la Factura
Para que la Factura tenga validez legal y fiscal, será obligatorio que indiques tus siguientes datos fiscales:
-Nombre y Apellidos (O razón social, si eres empresa)
–NIF
-Domicilio Fiscal
Es importante tener claro de la importancia de los datos fiscales de un Autónomo o Empresa. Además, y para el caso de una empresa, no se debe confundir con el domicilio social.
4.-Indicar los datos fiscales del receptor de tu Factura. Es decir, tu Cliente.
En este caso, y por tu parte que eres el emisor de la Factura, no es obligatorio que indiques los datos fiscales de tu Cliente. No obstante, si que es aconsejable.
Pero lo más normal, y si tu Cliente se trata de un Autónomo o Empresa es que te pida que se indique sus datos en la factura.
¿El motivo? Para la deducción de una Factura de gasto y su IVA, es totalmente obligatorio que en la Factura que recibas aparezcan tus datos.
En cualquier caso, los datos fiscales que deben aparecer de tu Cliente, son:
-Nombre y Apellidos (O razón social, si tu Cliente es una empresa)
-NIF
-Domicilio Fiscal
5.-Descripción detallada de los productos o servicios que le has ofrecido a tu Cliente.
Punto importante. Para que no haya dudas, líos o confusiones, es importante que detalles con total claridad todos los productos o servicios que has ofrecido o vendido a tu Cliente en esta acción comercial
En esta descripción, es interesante detallar el producto o servicio, así como la cantidad y precio/unitario para cada uno de los productos o artículos.
6.-Indicar la Base Imponible de la Factura
La Base Imponible en tu Factura, será la suma del precio total (Cantidad X precio/unidad) de todos los productos o servicios que has vendido u ofrecido.
Por lo tanto, la Base Imponible es el precio de la Factura previo a la introducción de los impuestos pertinentes.
Mejor dicho, los impuestos se calculan en función del valor de la Base Imponible.
Es muy interesante indicar siempre en una Factura este importe.
7.-Aplicar los impuestos pertinentes
En función de tu actividad y del receptor de la Factura, intervendrán en la operación comercial y en el documento unos impuestos u otros.
Por regla general, los impuestos más habituales que aparezcan en la Factura de Venta, son:
-El IVA (Impuesto sobre el valor añadido)
Si por tu actividad, realizas una operación con IVA, deberás indicar en la Factura el tipo de IVA que le aplica:
-IVA general: Se trata del IVA al 21%
-IVA reducido. Se trata del IVA al 10%
-IVA superreducido: Se trata del IVA al 4%
En cualquier caso, el tipo de IVA deberá verse reflejado en el documento.
Además, tendrá que indicarse en la Factura la cuota del IVA. La cuota será el resultado generado por la aplicación del IVA determinado sobre la Base Imponible.
En otras palabras, la cantidad de IVA que se pagará en función del precio y valor de la Factura.
-Retenciones de IRPF
Si estas dado de alta como Autónomo profesional y el cliente de la Factura es otro autónomo o Empresa, es posible que también debas indicar una retención de IRPF en la Factura de Venta.
Como en el caso anterior, existen dos posibles retenciones de IRPF a indicar:
-Retención del IRPF del 7%: Para Autónomo que lleven menos de dos años en su actividad
-Retención del IRPF del 15%: Para Autónomos que llevan más de dos años desarrollando su actividad.
En este caso, y por el contrario del IVA que incrementaba el valor de la Factura, si existe una retención del IRPF, restará a la Base Imponible.
En los siguientes artículos te detallamos en mayor profundidad las retenciones de IRPF en una Factura:
–¿Cuándo debo introducir IRPF en una Factura?
–¿Cuándo puedo aplicar una 7% de retención de IRPF en mis Facturas?
9- Indicar el importe total
Es un dato muy importante a indicar correctamente, ya que se trata del valor final de la Factura, y que será lo que tendrá que pagar tu Cliente.
Este importe total se obtiene de la suma de la Base Imponible con los posibles impuestos adheridos a la Factura.
Llegados a este punto, ¡Ya hemos indicado en la Factura todos los elementos y datos obligatorios que deben constar!
No lo olvides, la Factura será el justificante de la operación comercial entre ambas partes.
A ti te dará garantías de cobro (Sin este documento no tendrás ninguna posibilidad de reclamar nada) y para tu cliente de posibles devoluciones o reclamaciones ante problemas en el producto o servicio ofrecido.
Además, para el receptor de la factura, es el documento que dará validez a la deducción del gasto que realice ante la Agencia Tributaria.
10.-Otros elementos a añadir en una Factura de Venta
Aunque los siguientes aspectos no son obligatorios a indicar en una Factura, si son realmente aconsejables de trasladarlos.
Te los detallamos:
10.1.- Metodología de Pago
Aprovecha la Factura para detallar y dejar claro con tu Cliente cual es el procedimiento acordado para realizar el pago de la Factura.
Puedes indicar si el pago debe realizarse en Efectivo, por transferencia bancaria, por tarjeta, etc…
Además, es vital indicar la fecha concreta de pago si se trata de una Factura a Vencimiento.
En este punto, es importante trabajar tu Factura para evitar al máximo la posibilidad de morosidad, intentado obtener el cobro cuanto antes.
10.2.-Observaciones
¿Tienes que indicar una información concreta en la Factura? ¿Por ejemplo: Entrega de la mercancía durante la mañana?
Pues bien, aprovecha en el documento de la factura para crear un apartado llamado “Observaciones” que permita plasmar anotaciones que quieras que vea tu Cliente.
10.3.-Pie de página
Aprovecha el pie de página para añadir mayor información de tu negocio.
La Factura también sirve como un elemento de comunicación entre tu Cliente y tú. Por ello, es interesante indicar tu página web, un email o un teléfono de contacto.
En ningún caso dejes que tu Cliente diga que no sabía como contactar contigo.
10.4.-Añade el logo de tu negocio
Pues si. Es muy interesante aprovechar la factura como elemento de marketing para tu negocio. Es el proceso idóneo para trasladar sensación de profesionalidad y de marca en tu proyecto.
Por ello, no hay nada mejor que añadir el logo de tu negocio en la parte superior de la Factura. Trasladará hacía tu Cliente otro imagen de ti.
¡Y esto es todo!Como ves, tan solo te he hablado de los aspectos y elementos que deben aparecer en la Factura de forma obligatoria y aconsejable.
No obstante, también debes tener cuidado y detalle en la calidad del diseño y estructura del documento. El orden, alineación y formato de la Factura determinarán la ultima sensación con la que se queda el Cliente de tu negocio.
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