En ocasiones, existen dudas sobre la legalidad y formalidad de las facturas que recibimos o enviamos por correo electrónico.
Cuando la factura es impresa, es evidente que la formalidad aparece cuando existe la firma o el sello del emisor del documento. Por el contrario, cuando enviamos una factura por correo electrónico, suele ser en formato pdf, y en la mayoría de ocasiones, no aparece ni firma ni sello del emisor.
Por lo tanto, ¿Tiene validez legal una Factura enviada por correo electrónico?
Hasta el 01 de Enero de 2013, solo se consideraba “Factura electrónica” el documento emitido y transmitido por medios telemáticos, incluyendo una firma digital a partir de un certificado reconocido por la Administración.
El resto de facturas enviadas o recibidas digitalmente, y al no disponer de firma electrónica, carecían de amparo legal por la ley.
Por lo tanto, el reglamento distinguía dos tipos de facturas (Facturas electrónicos y Facturas enviadas por mail).
No obstante, anteriormente, la mayoría de empresas ya utilizaban el correo electrónico como canal de envío de las facturas, por la facilidad de uso, ahorro de tiempo y costes de impresión.
Fue entonces, y a partir del 01 de Enero de 2013 con la entrada en vigor del nuevo reglamento de Facturación, que la norma cambio para adaptarse a las nuevas necesidades y tecnologías existentes.
Ya no era necesario que tuviera una firma digital para considerarse válida la Factura, pero si que tuviera la obligación de garantizar el origen y contenido como si de una factura impresa o entregada en mano se tratase.
Así pues, para que una Factura enviada por correo electrónico, es decir una Factura electrónica, tenga validez legal, debe cumplir con los siguientes requisitos:
–Datos mínimos exigibles a cualquier tipo de Factura.
–El Cliente debe de dar el consentimiento para recibir la factura por correo electrónico. (de manera expresa de forma verbal o escrita).
–Acordar el formato con el que se recibirá la factura. Normalmente se suele utilizar el pdf. Pero también podría emitirse en formato jpg, por ejemplo….
-Tiene que ser una Factura legible. Aunque sea un punto de coherencia, la propia legislación así lo dictamina.
–Garantizar la autenticidad del origen. La forma más fácil de garantizar este punto es con la utilización de un correo electrónico corporativo.
–Garantizar la integridad de la factura. Por ello, debe utilizarse documentos en formato pdf o jpg que no permiten modificar o editar una Factura.
-Conservación de una copia.
Así pues, desde 2013 las facturas enviadas mediante correo electrónico tienen validez legal. Eso si, deberán cumplir con los requisitos mencionados anteriormente.
Además, el nuevo mercado laboral, el avance de las nuevas tecnologías y las gestiones con Administraciones Publicas, están trasladando todo el camino y recorrido de la gestión empresarial hacía el mundo online.
Por este motivo, en los últimos años están empezando a aparecer programas de Facturación y Contabilidad Online, que permiten a Autónomos y Pequeñas Empresas realizar todo el proceso de Facturación de manera fácil, simple y económico.
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