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¿Cómo realizar una reunión de trabajo productiva y eficiente?

Ya seas Emprendedor, Autónomo o Empresario, a lo largo de todo tu recorrido profesional deberás realizar miles y miles de reuniones de trabajo por diferentes motivos: Con tus Clientes o Proveedores. O bien, con los trabajadores de tu proyecto.

Realizar todas estas reuniones implican una inversión de tiempo, que en muchas ocasiones, se presume como escaso. 

Por ello, debemos trabajar siempre las reuniones con productividad. Una reunión no es un acto de presencia y en ocasiones dicho “para calentar la silla”. Al contrario, debemos aprovechar las reuniones en el trabajo para obtener resultados, nuevas soluciones y actos que incrementen valor para tu proyecto.

Desde Blueindic, queremos trasladarte ciertos consejos que te permitirán planificar y trabajar correctamente las reuniones en tu negocio.

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¿Cómo realizar una reunión de trabajo productiva y eficiente?

1.-Agendar la reunión y trabajar con herramientas tecnológicas.

Es vital y prioritario que la reunión esté agendada por todos los participantes con días de antelación. Esto permitirá que todos los participantes tengan tiempo de trabajar los puntos y temas a tratar en la reunión.

En la actualidad, existen varias herramientas online que facilitan considerablemente el proceso de agendado y comunicación en el ámbito profesional.

Es decir, es interesante utilizar una herramienta de gestión que te permita indicar la fecha y hora de la reunió, así como los puntos que se tratarán en ella.

Si todos los participantes saben con antelación todos los temas que se tratarán, la reunión partirá con ventaja y productividad en su funcionamiento. 

Además, das opción a todos los participantes en opinar y realizar comentarios previos a la reunión.

Ten en cuenta que una reunión no debe ser tan solo informativa e inesperada por todos.

Es importante que plantees previamente los objetivos que quieres conseguir realizando esta reunión.

2.-Debes concretar todos los temas y seguir el orden establecido.

Una reunión, sin estructura ni organización puede llegar a durar muchísimas horas. Y en la mayoría de estos casos, no consigue ser productiva.

Por ello, es importante que tengas controlados todos los temas y puntos a gestionar en la reunión. Estableciendo un orden y temporalidad para cada tema a tratar. 

Además, y en función de los temas que se van a hablar, deberás realizar un selección óptima y concreta de las personas que deben participar de ella. Es decir, todos los integrante de la reunión están en ella por algún motivo.

Es necesario establecer una hora de inicio y de fin de la reunión. Gracias a ello, mejoraremos la puntualidad de todos los participantes, así como la organización del tiempo por cada uno de los participantes.

3.-Evita las posibles distracciones de los participantes

En la mayoría de ocasiones, el teléfono móvil es la principal distracción con la que nos podemos encontrar. Por ello, según la importancia y objetivos de la reunión es interesante especificar a todos los participantes de la reunión la prohibición de la utilización de los teléfonos móviles, así como la lectura de correos electrónicos, recepción de llamas, etc…

4.-Genera la participación de todos los miembros de la reunión

Como hemos comentado, en las reuniones productivas no solo habla la persona que ha organizado la reunión. Esto tan solo seria una reunión informativa.

Lo que se pretende en una reunión eficiente y de valor es que todos los integrantes puedan opinar, participar y debatir de los temas a tratar.

Por ello, y como líder de la reunión, debes ser capaz de sacar las mejores ideas de cada uno de los participantes.

Fórmula preguntas interesantes que generen respuestas con contenido. 

Para una buena interacción de todos los participantes, es vital e importante que cumplamos al 100% con el objetivo numero 1: Establecer previamente e informado a todo el mundo, todos los puntos y temas que se tratarán en la reunión.

Gracias a ello, los miembros de la reunión trabajarán los temas y podrán desarrollarlos durante la reunión.

Como líder, también deberás gestionar los posibles comentarios negativos que puedan surgir en la reunión. Tendrás que saber tratarlos intentado poner en valor las cosas importantes del proyecto, negocio o empresa.

Y de la misma forma que se pide que todos los participantes opinen y argumenten con información y comunicación interesante, tu como líder y conductor de la reunión también deberás cumplirlos.

No te andes por las ramas y céntrate en todos los tema que eran implícitos para esta reunión.

Si existen otros puntos o debates que quieres poner encima de la mesa, es mejor que los pospongas a una siguiente reunión.

5.-Realiza la reunión en un lugar adecuado

Las reuniones sirve para inspirar y debatir sobre mejoras o nuevas oportunidades. Por ello, es importante que el espacio y lugar de reunión sea el adecuado y permita a todos los participantes sacar lo mejor de cada uno de ellos. 

Ubica el lugar en una zona con iluminación y comodidad. Además, ten en cuenta que necesitarás de dispositivos tecnológicos (Ordenador, proyector, etc..) si quieres mostrar y visualizar algún video durante la reunión.

El objetivo es que previamente hayas preparado la reunión para que durante la misma no aparezca ningún imprevisto que genere perdidas de tiempo e improductividad.

6.-Realiza un seguimiento posterior a la realización de la reunión 

Una vez la reunión se ha realizado, debería existir un seguimiento que permita obtener unos resultados y conclusiones de todos los puntos tratados en la reunión.

Dichos puntos, deben de haberse planificado y pactado por todos los participantes de la reunión.

Los días siguientes a la reunión, y como líder y conductor de la reunió, es aconsejable emitir un correo electrónico, o bien, utilizar herramientas de gestión especializadas, para informar y recordar a todos los participantes de los pactos y objetivos con los que salieran de la reunión.

 

Como ves, existen estrategias y fórmulas, que bien planteadas, ayudan en el entorno profesional a realizar reuniones más ágiles, productivas y eficaces.

Si en tu negocio trabajas con intensidad estos aspectos, conseguirás exprimir más “jugo” de las reuniones que realices con tus Clientes o Proveedores.

Blueindic, el programa de Facturación online para Autónomos, trabaja con el objetivo de facilitar, agilizar y ayudar al Autónomo en sus gestiones diarias.

Por ello, desde nuestro blog siempre intentamos aconsejarte en aquellos aspectos donde creemos puedes mejorar en eficiencia y productividad.

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