Nadie sabe aprendido. Y cuando se trata de uno de los procesos más importantes en un negocio: El proceso de Facturación, no está de más averiguar, estudiar y aprender los mejores procesos a la hora de realizar una Factura y emitirla a un Cliente.
La Factura es un documento legal y fiscal para el negocio, en el cual se solicita formalmente a un Cliente el pago de una cantidad de dinero por la venta de un producto o servicios prestados.
Como ves, es un documento muy importante, el cual requiere de la máxima atención en su realización y posterior seguimiento.
Desde Blueindic te trasladamos varios consejos que pueden ayudarte a mejorar en el proceso de Elaboración de una Factura:
1.-Debes conocer el destinatario y lugar de envío de la Factura
Es posible que hayas interactuado durante todo el proceso de la venta de un producto o prestación de servicio con la misma persona. No obstante, no es seguro que esta misma persona sea la encargada de la recepción, y pago, de las Facturas que reciben en la empresa. Más aún si se trata de una empresa grande.
Muchos negocios se organizan y se distribuyen por departamentos. Es posible que debas tratar con varios durante todo el proceso del proyecto. (Elaboración del Presupuesto, entrega del producto, etc…)
Por lo tanto, debes tener claro en el momento de la realización de la Factura, donde, y sobretodo, a quien debes enviar el documento.
Ten en cuenta que trabajar con Empresas grandes genera mayores tiempos de espera en los procesos y trámites de cobro. Por lo tanto, no esperes ni un momento y envía la Factura desde el principio al lugar correcta y persona encargada.
Si trabajas con pequeños negocios, o bien, otros Autónomos, debes de tratar igual este proceso, averiguando y asegurándote perfectamente del destinario de la Factura.
2.-Deben aparecer claros tus datos de contacto. ¡Siempre localizable!
También es muy importante que ellos conozcan siempre, y fácilmente, tus datos de contacto:
-Dirección postal
-Teléfono
-Correo electrónico
Debes darles facilidad para que puedan contactar contigo si lo necesitan.
Además, si tu negocio dispone de un logo comercial, debes añadirlo en la Factura de Venta. Por una parte, te ayudará a que reconozcan tu negocio más rápidamente, y por otro lado, generarás mayor imagen de profesionalidad en tu negocio.
Relacionado con esto, dedica e invierte el tiempo que haga falta en realizar un diseño de Factura elegante, profesional, y sin errores.
Ten en cuenta que la Factura de Venta es un elemento de Marketing importante para tu negocio. Si tu Factura parece profesional, transmitirás mejor imagen de marca para tus Clientes.
3.-Añade todos los datos obligatorios en la Factura
La Factura es un documento obligatorio a realizar, que traslada connotaciones fiscales y legales por ambas partes. (Proveedor y Cliente).
Por lo tanto, existen ciertos datos que debes añadir en la Factura que emitas:
-El número de la Factura.
Ten en cuenta que debe ser un número único, correlativo y sin saltos, en todo el proceso de Facturación de un año en tu negocio.
-Fecha de emisión de la Factura.
Indica la fecha de realización y emisión de la Factura. Siempre debe ser posterior a la entrega del producto o prestación del servicio.
-Tus datos fiscales.
Deben aparecer tus datos fiscales en la Factura: Tu nombre completo, NIF y dirección fiscal de tu negocio.
-Los datos fiscales del Cliente.
Ocurre lo mismo con el Cliente receptor de la Factura. Deben aparecer sus datos fiscales: Nombre Completo, NIF y dirección fiscal.
-Los Conceptos y precios de los productos y/o servicios ofrecidos.
Debes describir cuales son los productos que has vendido o los servicios que has ofrecido. Deben aparecer de una forma clara, entendible y por separado.
Además, se tienen que incluir los precios e impuestos desglosados que intervienen en la Factura para cada uno de los productos y servicios.
4.-Los pequeños detalles siempre suman
Menos siempre es más. No aproveches la Factura para añadir mucha información, o bien, confusa para tu Cliente.
Cíñete en introducir los elementos obligatorios en una Factura, y todo de una forma visual, clara y con un diseño profesional.
Lo más importante en una Factura es dejar constancia de los productos y/o servicios ofrecidos, las obligaciones que atañen a las dos partes, y la facilidad que aportes a tu Cliente para que pague lo antes posible.
Además, puedes indicar pequeños detalles que aportan mayor responsabilidad y obligación por parte del Cliente:
-Condiciones de pago
-Política de devoluciones
-Proceso legal en caso de impago en el plazo establecido
En conclusión, debes realizar una Factura transparente y clara para ambas partes.
5.-Facilita y acelera el plazo de cobro
No habrá servido de nada realizar un correcto proceso de Facturación, si el Cliente no acaba pagando.
Para un Autónomo, es el aspecto más clave y determinante en su negocio: Disponer de liquidez y tesorería para hacer frente a los pagos recurrentes que van apareciendo en la actividad.
Por ello, es muy importante que dejes claro en la Factura la forma y metodología que debe utilizar para pagar la Factura.
Ten en cuenta que cuantas más opciones le des para pagar, más fácil lo tendrá para abonar el valor de la Factura.
Aunque realizar una Factura puede parecer un proceso muy fácil y simple, si lo que buscamos es realizar una Factura perfecta, deberemos prestar la atención que se merece, intentando evitar al máximo posibles errores.
En conclusión, debes tener siempre claro la información obligatoria que debe tener el documento, realizar un diseño elegante y profesional y ponérselo fácil al Cliente para que el proceso de pago sea rápido.
Si quieres o necesitas un aliado para este proceso, Blueindic, el programa de Facturación y Contabilidad online para Autónomos, te ayudará de una forma visual, completa y eficaz en todo el proceso de la elaboración y seguimiento de tus Facturas de Venta.
Al tratarse de un programa especializado en Facturación, todos estos proceso los podrás realizar en muy poco tiempo, y sin equivocaciones.
Porque desde Blueindic queremos que tu tiempo lo dediques a lo que es realmente importante en tu negocio.
Así que ahora que ya has leído el artículo: ¡Autónomo!Cinco consejos en la elaboración de una Factura no tienes excusa para realizar la Factura perfecta a todos tus Clientes.
