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Diferencia entre un Albarán y una Factura

Aunque a primera vista puedan parecer lo mismo, entre el Albarán y una Factura existen diferencias mercantiles.

Como Autónomo o profesional de una PYME es interesante que conozcas las características y diferencias en cada uno de estos documentos.

¿Qué es un Albarán?

Diferencias entre un Albarán y una Factura

Es el documento mercantil que acredita y garantiza la entrega o recepción de un producto o prestación de servicio entre el Proveedor y Cliente. Se justifica la existencia de la transacción y la recepción. No obstante, en ningún caso justifica el pago de la mercancía o prestación de servicio.

El Albarán es realizado por la persona que envía la mercancía o presta el servicio. En el momento que el comprador recibe el material, deberá firmar el documento dando conformidad a las condiciones que se establecieron.

Posteriormente, el vendedor recibirá una copia del albarán firmado donde consta toda la información del proceso: momento y forma en la que se ha llevado a cabo la transacción.

Para el comprador, el Albarán le servirá para obligar legalmente al vendedor a la entrega de las mercancías o prestación de servicios en las condiciones establecidas. En el caso contrario, le servirá para reclamar posibles incumplimientos.

Para el vendedor, el Albarán firmado le permitirá exigir el pago de la factura por parte del comprador en caso de morosidad.

Finalmente, para la empresa Transportista, el Albarán sirve para controlar los pedidos que recibe y la validez de que ha entregado la mercancía correctamente.

¿Qué información debe contener un Albarán?

-Número del Albarán, con su fecha de expedición.

-Datos del proveedor

-Datos del cliente

-Descripción de los productos entregados, especificando la cantidad.

Los Albaranes pueden contener, o no, la valorización económica de la mercancía ofrecida.

Cuándo existe valorización económica, es la razón por la que muchas veces se confunde un Albarán con una Factura, ya que la única diferencia seria el término “Albarán” o “Factura” escrito en el documento.

¿Deben conservarse los Albaranes durante tiempo?

Diferencia entre un Albarán y una Factura

Depende. Si la Factura detalla exactamente la misma información que un Albarán, no será necesario el registro y conservación del Albarán, ya que la Factura ya ejerce como documento con validez fiscal, y que deberás guardar durante un periodo de 5 años.

Por el contrario, si en la Factura no aparece el contenido detallado del Albarán,  seria interesante conservarlos junto con sus Facturas relacionadas para poder justificar más adelante, si fuera necesario, la descripción y contenido de lo que hemos comprado.

¿Qué es una Factura?

Diferencias entre un Albarán y una Factura

La factura, es el documento mercantil que acredita la compra o venta de un bien o prestación de servicio, detallando las cantidades y precios de las mercancías o servicios contratados.

Este si es un documento obligatorio a realizar por el empresario o profesional en el momento que realiza la operación o prestación económica. Una copia de la factura deberá ser entregada al receptor o comprador.

Al ser un documento que debe cumplir con ciertas funciones fiscales y tributarias, deberá contener la siguiente información:

-Número de la factura (Numeración correlativa)

-Fecha de emisión de la factura

-Información fiscal del emisor y receptor de la factura

-Descripción de la operación (Productos y/o servicios ofrecidos)

-Tipo impositivo aplicado

Diferencia entre un Albarán y una Factura

Por una parte, el Albarán es un documento que en ningún caso puede sustituir una factura, ya que la factura es el único documento con funciones tributarias y con obligatoriedad en su realización cuando se produce una transacción comercial.

Por otro lado, y diferenciando el momento en el qué se genera cada documento:

-El Albarán justifica la entrega de un producto o servicio.

-La Factura justifica el pago de la transacción por la entrega del producto o servicio.

Finalmente, destacar que la emisión de un Albarán parte como no obligatorio, mientras que la Factura siempre debe realizarse.

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