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Obligaciones en el proceso de Facturación

El proceso de facturación es la actividad de expedir una factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realices en el desarrollo de tu actividad, debiendo guardar copia de la misma.

Realizar una Factura es una obligación para los empresarios y profesionales que se recoge en el articulo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Por lo tanto, es un proceso que debemos llevarlo de la manera más correcta posible.

Una de las principales obligaciones en el proceso de Facturación, es la información que se detalla en una Factura. En este caso, analizaremos la información obligatoria en una Factura Completa.

¿Qué elementos deben constar en una Factura completa?

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a) Número de la factura, y en su caso, serie.  La numeración de las facturas dentro de cada serie siempre será correlativa.

b) La fecha de su expedición.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones

d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Una vez realizada la factura, también tenemos unas obligaciones en los plazos de expedición y envío de la factura.

¿Cuáles son los Plazos de expedición y envío de facturas?

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-Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura debe expedirse en el momento que se realiza la operación.

-Si el destinatario de la operación es empresario o profesional,  la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio, y, en particular, por medios electrónicos, siempre y cuando el destinatario dé su consentimiento.

Y finalmente, y muy importante, debemos guardar durante un tiempo todas aquellas facturas que hemos emitido y/o recibido.

¿Cuánto tiempo estoy obligado a conservar las Facturas?

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Los empresarios y profesionales están obligados a expedir y entregar facturas, y conservar dichas facturas y documentos que tengan relación con las obligaciones tributarias.

Dicho esto, el tiempo mínimo establecido que debes guardar tus Facturas de Ventas, Compras y Gastos es de 5 años. Durante todo este tiempo, Hacienda puede venir y reclamarte el justificante de alguna de tus facturas emitidas.

Es por ello, la importancia del orden y el control de toda tu información y documentación.  Lo idónea seria disponer del “Libro de Registro”, documento donde debes hacer constar todas tus facturas, su Base Imponible, IVA, IRPF, etc…de cada una de tus facturas.

¿Te imaginas la cantidad de espacio físico necesario para guardar todas tus Facturas Emitidas y Recibidas durante 5 años? Por suerte, las nuevas tecnologías, programas de Facturación online, y el sistema de trabajo en la nube, permiten tener todas tus facturas guardas en un único lugar, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

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