Para cualquier Autónomo o Pequeño Empresario, trabajar con un óptimo sistema de Facturación en su negocio parte como valor diferencial para ser más competitivo, ofreciendo un servicio de calidad ante sus Clientes y Proveedores.
Cada empresa debe encontrar aquel sistema de Facturación que permita optimizar y mejorar la gestión de las Facturas y sus respectivos cobros a tiempo.
Antes de empezar con los consejos que te explicamos desde Blueindic, debes tener en cuenta que el principal factor que determinará si cumples con un Sistema de Facturación perfecto es la profesionalidad que apliques a tu negocio.
El Sistema de Facturación perfecto en un negocio
Cuando realizas actividades en tu negocio relacionadas con tu Facturación, ¡Debes cuidar y estar atento a todos los detalles!
Consejos para mejorar un Sistema de Facturación:
1.-Utiliza la Factura como una Carta de Presentación
Además de incluir todos los datos que son obligatorios a cumplimentar en una Factura, aprovecha para trasladar una imagen de marca de tu negocio.
Juega con el diseño, con los colores, con el logo de tu negocio, para trasladar a tus Clientes una imagen de profesionalidad y organización.
Es la mejor carta de presentación, y por lo tanto, herramienta de marketing que puedes realizar con tus Clientes más directos.
En el siguiente artículo: Los 9 elementos clave de la Factura Perfecta puedes entrar al detalle de todos los conceptos y datos que debe contener una Factura de Venta.
2.-Especifica en la Factura el “Cuánto” y el “Cuándo” del pago por parte del Cliente
Como has visto, en la Factura de Venta deben aparecer ciertos conceptos y datos relativos a la relación contractual entre Cliente y Proveedor por la prestación de servicios o venta de productos.
Entre todos los datos y conceptos, deben existir dos destacables para tu Cliente: La cantidad que debe pagarte tu Cliente y cuando debe pagarte (La fecha de Vencimiento de la Factura).
Es decir, en la Factura de Venta que emitas, el Cliente debe ser capaz de visualizar con un rápido vistazo el importe total que debe pagar y en qué plazo tiene el compromiso de abonarlo.
En el siguiente artículo: ¿Cómo cobrar antes tus Facturas de Venta? te explicamos con mayor detalle las actividades que debes realizar para anticipar el pago de tus Clientes.
3.-Realiza un desglose claro de los productos o servicios de tus Facturas
Es importante realizar las Facturas con claridad y total transparencia. Por ello, es importante que en el desglose de los productos y servicios que estás ofreciendo y añadiendo en la Factura tengan todos los datos que sean necesarios para evitar crear confusión y dudas a tus Clientes.
En el siguiente artículo: Los 15 errores que no deberías cometer en una Factura de Venta te explicamos los errores que en ocasiones se cometen al realizar una Factura. ¡Conócelos para evitarlos!
4.-Da facilidades a tus Clientes para que realicen el pago
Cuantas más posibilidades de pago incluyas en tu negocio, más facilidades le otorgas a tu Cliente para que procedo a realizar el pago.
Por lo tanto, en el momento que validéis el producto o servicio que le ofreces, con sus condiciones, etc… coméntale todas las posibilidades de cobro dispone tu negocio.
Acordad la mejor opción para las dos partes e incluye el método de cobro en la Factura de Venta.
El cliente no tendrá ningún tipo de excusa para no realizar el pago.
En el artículo: Métodos de cobro más habituales en una Factura te explicamos con todo tipo de detalle los métodos que puedes utilizar en tu negocio, en función del tipo de Cliente con el que trabajas.
5.-Asegúrate de añadir el destinatario correcto en la Factura
La Factura siempre debe ir destinada a la persona correcta. En caso contrario, perderás tiempo en la gestión de todo el proceso, incluso en la demora del cobro de la Factura por estar tratando con la persona equivocada.
Por ello, debe realizarse un trabajo previo averiguando quién es la persona encargada de la gestión y pago de las Facturas. Según el tamaño de la empresa con la que trabajas, puede ser el mismo interlocutor que con el que realizas el trabajo, o bien, la gestión de pagos lo realiza otro departamento.
6.-Utiliza un programa de Facturación específico para Autónomos y Pequeñas Empresas
Aunque todo el proceso de Facturación es una actividad fundamental e importante en cualquier negocio, es importante realizarla con eficiencia y productividad. Por ello, es interesante trabajar con herramientas que permitan la automatización de tareas y ayuden a realizar todas las gestiones de un negocio con eficacia, practicidad y sencillez.
Así pues, trabajar un con programa de Facturación en un negocio permite ahorrar tiempo y realizar todas las gestiones (Realización y emisión de Facturas, seguimiento del cobro, etc…) con profesionalidad y organización.
Además, en los últimos tiempos han aparecido programas de Facturación para Autónomos con la tecnología en la nube, es decir, online. Qué permiten trabajar con tu información y documentación desde cualquier lugar y cualquier momento.
Como ves, realizar un buen sistema de facturación en tu negocio, parte como una herramienta clave y diferenciadora ante la competencia.
Si hasta el momento no le habías dado importancia, e incluso, realizabas Presupuestos y Facturas a mano o con herramientas no específicas para ello, como Excel, es importante que te plantees ciertos cambios.
¡Y recuerda! La Factura de Venta que emitas a tu Cliente es tu carta de presentación y última imagen que trasladas a tu Cliente después de ofrecer un servicio o producto. Si quieres que vuelva a contactar contigo es importante que le muestre una marca de profesionalidad en tu negocio.
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