¡La importancia de la serie numérica en una Factura!

¡La importancia de la serie numérica en una Factura!

Realizar una Factura de Venta requiere realizar correctamente ciertos puntos del documento. Y entre uno de ellos se encuentra la Serie Numérica.

Pero empecemos por el principio…

¿Qué es la serie numérica en una Factura? 

Al tratarse la Factura de un documento con validez legal y fiscal, y donde intervienen dos partes: Emisor y Receptor, hace que exista la necesidad de identificarla.

Para ello se utiliza una serie numérica, que identifica cada una de las facturas que vas emitiendo durante todo el año fiscal. 

Es decir, durante un año fiscal, que en España corresponde con el año natural, no pueden existir dos facturas con el mimos número de identificación.

Además, la Agencia Tributaria especifica que todas las facturas y su numeración debe ser correlativa y sin saltos. Es decir, no se puede pasar de la factura 002 a la Factura 004.

¿Existe algún caso donde pueden haber series numéricas distintas? 

La Agencia Tributaria permite realizar Facturas con series diferentes, en los siguientes casos:

-Cuando realizas varias actividades económicas distintas. Al contrario, no es que es posible, sino obligatorio que utilices una serie numérica distinta por cada actividad.

-Cuando realizas y emites Facturas desde diferentes establecimientos.

-Cuando emites una Factura rectificativa. En este caso, las Facturas rectificativas deben llevar una serie numérica distinta de las Facturas Ordinarias.

¿Y puedo tener series numéricas por cada cliente que tenga? 

No, no está permitido. La Agencia Tributaria no permite realizar series numéricas por Clientes.

Así pues, y si realizas la misma actividad económica con todos los Clientes, tan solo deberá existir una única serie numérica durante el año fiscal.

¿Y por mes? 

Tampoco. No puedes cambiar la serie numérica cada mes.

Tan solo puedes cambiar la serie numérica cuando empieza el nuevo año fiscal. 

Por lo tanto, ¿Cuándo se puede cambiar la serie numérica? 

Tan solo tienes la posibilidad de cambiar la serie numérica cuando se inicia el nuevo año fiscal.

Además, y al tratarse de un nuevo año fiscal, podrías volver a utilizar la misma serie numérica ya utilizada, volviendo a empezar desde el número inicial.

Pero recuerda, durante el mismo año, no podrás repetir ningún numero de factura.

Y, ¿Siempre debe empezar por 1 cuándo empieza el nuevo año fiscal?

No, no existe obligación en empezar una serie numérica por el número 1.

Por un lado, es aconsejable iniciar la serie numérica por la fecha del año fiscal, o bien, por las iniciales de tu negocio o nombre.

Por ejemplo: 20170001, o bien, DV017001.

Hacerlo así, te ayudará a obtener un mejor control y orden de todas tus facturas por años.

Y por otro lado, no es obligatorio empezar una factura por el número 1. Lo que pide la Agencia Tributaria es que las facturas, desde que las inicias, tenga una correlación y no aparezca ningún salto en la numeración.

Así pues, podrías empezar perfectamente por la factura 8: 20170008, y que la siguiente fuese la 20170009, 20170010, y así, sucesivamente…

¿Es obligatorio numerar las Facturas Proforma? 

No, al no tener validez fiscal ni contable, una Factura Proforma no necesita tener obligatoriamente una serie numérica.

En el caso que consideres indicar un numero a una Factura Proforma, ten en cuenta que si se convierte en Factura final, deberá seguir el numero correlativo que tienen en ese año fiscal las Facturas Ordinarias.

¿Y las Facturas Rectificativas? 

En este caso sí. La Factura Rectificativa tiene validez legal y fiscal, por lo que deberá tener asignado un número identificativo.

No obstante, y tal y como hemos comentado, deberá tener una serie diferente de las Facturas Ordinarios, y en este caso, tener en control y registro de dos series numéricas diferentes.

 

Como ves, y aunque puede parecer un hecho poco relevante, es de vital importancia tener controlado el orden de toda tu documentación, y seguir al pie de la letra los requisitos que exigen desde la Agencia Tributaria.

Esperamos que todas las cuestiones y dudas planteadas en el artículo se hayan resuelto, y puedes afirmar con más fuerza ¡La importancia de la serie numérica en una Factura!

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