Con la llegada de las nuevas herramientas tecnológicas, los procesos documentales en el negocio están cambiando. Claro está, para bien.
Eso si, en muchas ocasiones existen dudas alrededor del proceso de facturación y de las similitudes o diferencias entre una factura electrónica, una factura digital, etc…
Por ello, desde Blueindic queremos ayudarte a definirte con claridad en qué consiste una Factura electrónica y cuáles son sus requisitos legales.
¿Una Factura en pdf es una Factura electrónica?
La Factura electrónica contiene las mismas connotaciones fiscales y legales que una Factura ordinaria y tradicional hecha en papel.
Según la Dirección general de tributos:
La Factura electrónica es una factura reglada que ha sido expedida y recibida mediante un formato electrónico. Y que tiene el consentimiento del destinatario a recibirla por este procedimiento.
Por lo tanto, una Factura en papel escaneada o realizada en formato pdf, y enviada por correo electrónico la convierte en una Factura electrónica. (Ya que se están cumpliendo con los requisitos que se indican desde la Dirección general de tributos).
Así pues, y ante la pregunta del artículo: ¿Una Factura en pdf es una Factura electrónica? La respuesta es afirmativa.
Tan solo hace falta tener el consentimiento del receptor de la Factura a recibirla por esta vía, así como garantizar la autenticidad de quien la está enviando.
Los dos tipos de Facturas electrónicas
En la actualidad, existen dos tipos de Facturas electrónicas:
-Factura electrónica con formato estructurado
Son aquellas facturas que han sido realizadas y creadas mediante un programa de facturación especializado, como Blueindic, y que contiene la información estructurada y generada automáticamente.
-Factura electrónica sin formato estructurado
Son aquellas facturas que se han realizado en papel u otro mecanismo, y que luego se escanean para obtener un documento, normalmente, en formato pdf.
En los 2 casos, el proceso de envío suele realizarse mediante Internet. La única diferencia entre ellas es el proceso de generación de la información.
¿Cuál es la normativa de la Factura electrónica?
Hasta la aparición del nuevo reglamento de Facturación de 2012, las Facturas electrónicas tan solo se reconocían así, cuando eran emitidas y firmadas digitalmente con el certificado digital.
No obstante, era un proceso engorroso ya que muchas empresas o autónomos no disponían de certificado digital, por lo que seguían utilizando el proceso tradicional en realizar las Facturas en papel.
En 2015, se suprimió la necesidad de que existiese la firma electrónica para que se considerase una Factura electrónica. Tan solo se pide que se garantice el origen y contenido del documento.
Te recordamos, y con el siguiente artículo: Los 9 elementos claves de una factura perfecta, todos los detalles y apartados que deben constar obligatoriamente en una Factura.
Ventajas en la utilización de la Factura Electrónica
Para Autónomos y Empresas, la aparición de las nuevas tecnologías, y en este caso, de la posibilidad de realizar Facturas electrónicas ha generado y aportado numerosas ventajas para sus negocios.
Te contamos cuales son las principales ventajas:
-Se reducen los tiempos de tramitación y de cobro
Al realizar las facturas con procesos online, se evitan barreras y retrasos en el proceso de confección y expedición de la Factura.
Causa-efecto, permite cobrar antes las Facturas por parte del Cliente.
-Puedes ofrecer un mejor servicio de atención al cliente
Los clientes de tu negocio también se pueden beneficiar de la utilización de nuevos procesos tecnológicos en tu negocio. Al enviarle tus Facturas electrónicas por mail, recibirán toda la documentación en un único lugar, mejorando el almacenaje y control de todos los datos.
-Se reducen los errores humanos
Cuando la factura se realiza por el proceso tradicional de confección, es posible que aparezcan errores humanos en la introducción de datos fiscales o cantidades económicas, por ejemplo.
Sin embargo, con la utilización de herramientas específicas de Facturación para Autónomos y Empresas, el proceso de creación de Facturas se realiza de forma simple y fácil.
-Menor espacio de almacenaje
Ten en cuenta que debes conservar todas tus facturas durante, mínimo, 5 años. ¿Te imaginas cuantos documentos y carpesanos deberías utilizar si aún realizases Facturas con el proceso tradicional?
Gracias a la Facturación electrónica, se reduce el espacio de almacenamiento, y consecuentemente, incrementa el ahorro de tiempo y recursos en su organización.
-No se utiliza tanto papel
Igual de importante, el medio ambiente se beneficia ya que no estamos imprimiendo y utilizando tanto papel en nuestros negocios.
-Mayor seguridad para toda tu información
Al utilizar herramientas de facturación online, toda tu documentación e información estará segura y disponible. Y lo más importante, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
En Blueindic, por ejemplo, utilizamos los mismos sistemas de seguridad empleados en los Bancos para encriptar y salvaguardar toda la documentación.
-Profesionalización y modernización del negocio
La expedición de la Factura es uno de los momentos más importantes de comunicación con tu Cliente. Ya que se trata de la última relación ante una actividad comercial que has realizado con ellos.
Por este motivo, te interesa trasladarle una gran imagen de marca de tu negocio, transmitiendo profesionalidad y modernización. Con el objetivo de que vuelva a pensar más adelante para seguir comprándote productos o servicios.
Si realizas Factura electrónicas, trasladarás una imagen moderna y adaptada a los nuevos tiempos.
Programa de Facturación para realizar Facturas electrónicas
No existe duda que es un punto determinante en cualquier negocio. Si nos enrocamos en el proceso tradicional, nuestro negocio no ganará en eficiente o productividad.
Por ello, es aconsejable que analices cual es el programa de Facturación online que más te interesa.
Aquí te trasladamos varios tips que deberías tener en cuenta a la hora de escoger un programa de Facturación online:
-Debe ser un programa que te permita realizar Facturas de forma rápida y sencilla.
-Tienes que poder editar el contenido y diseño de la plantilla de la Factura.
-Poder automatizar la realización y expedición de Facturas recurrentes.
-Realizar, fácilmente, el seguimiento de las Facturas pendientes de cobro.
–Introducción automática de información en la Factura: Datos fiscales de tu cliente, por ejemplo.
–Seleccionar entre Factura, Factura proforma, Presupuesto, etc… Así como elegir entre los diferentes tipos de IVA, recargo de equivalencia, etc…
Con Blueindic, todos estos procesos se realizan sin perder tiempo y de una forma muy visual.
Nuestro objetivo es claro: Acompañar, ayudar y facilitar a los Autónomos y pequeñas empresas en las gestiones habituales en su negocio.
Disponemos de una versión de prueba gratuita de 30 días donde podrás comprobar todo lo te estamos contando. ¡Empieza ya a profesionalizar tu negocio!
